GTD: Los Pendientes Son Peligrosos

Muchas personas suelen utilizar algún tipo de carpeta, bandeja, cajón o simplemente pila de papeles y otras cosas «pendientes de revisión«, que puede recordar vagamente a las listas «Algún día/Tal vez».

El problema con estos archivos de asuntos «pendientes de revisión» es que su sola presencia suele producir pensamientos del tipo «a ver si tengo tiempo un día y me ocupo de esto», que son precisamente esos pensamientos generadores de estrés que la metodología GTD pretende eliminar.

Lo único en común con las listas «Algún día/Tal vez» es que podríamos llamarlas pilas «a ver si algún día/tal vez las proceso» porque, en la práctica, estas pilas de tareas «pendientes» rara vez se revisan.

Como ya hemos visto, el valor de las listas «Algún día/Tal vez» desaparece si no las revisas periódicamente. Esto es precisamente lo que no haces con las listas «pendientes de revisión»: revisarlas. Es más, pasado algún tiempo te insensibilizas ante ellas y dejas de prestarles atención, pasando a ser simplemente un montón de cosas ocupando espacio.

En lugar de ayudarte, estas pilas suelen provocar rechazo debido al trabajo y al tiempo que requieren para ser debidamente procesadas. La causa de este rechazo es que, a diferencia de lo que ocurre con una bandeja de entrada normal, se trata de pilas de cosas que ya has «semi-procesado» en alguna ocasión y, al hacerlo, has visto que eran cosas que no podías hacer en dos minutos, ni delegarlas, ni tirarlas a la papelera, ni archivarlas en tu archivo de referencia…

En resumen, son cosas que aún no has procesado porque la decisión sobre qué hacer con ellas no era inmediata. Es decir, sabes que cuando las proceses «de verdad» te va a tocar dedicarle tiempo a todas y cada una de ellas decidiendo qué vas a hacer en cada caso.

Más que de falta de tiempo deberíamos hablar de pereza mental. Al no ser obvio lo que quieres o debes hacer, te da pereza pensar un momento en ello. Este comportamiento está además reforzado en situaciones de estrés en las que pensar parece una pérdida de tiempo en detrimento del hacer.

Sin embargo, si usas bien GTD, no hay motivo para que tengas que usar una pila de asuntos «pendientes de revisión», ya que en un sistema GTD «bien engrasado» el procesar las bandejas de entrada lleva muy poco tiempo.

En realidad se trata más de un tema de hábitos. Si de verdad tienes interés en que tu sistema GTD funcione debes adoptar el hábito de procesar las cosas una sola vez. Lo que sale de la bandeja de entrada no puede volver a ella, ni tampoco a una de estas pilas «pendientes de revisión», que no son más que bandejas de entrada camufladas.

Así que ya lo sabes, evita los pendientes, porque son peligrosos 😉