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GTD: La Agenda como Lista «Algún día/Tal vez»

| tiempo de lectura 2:05'

Como principio general en GTD, la agenda debe utilizarse únicamente para anotar próximas acciones que tienen que hacerse en un momento determinado, bien sea este una hora en concreto o una fecha específica.

Parece por tanto contradictorio decir que, además de próximas acciones, que son por definición acciones que ya te has comprometido a hacer, anotes ahora otros elementos sobre los que aún no has tomado una decisión al respecto.

Pero en realidad no existe tal contradicción. Además de esas próximas acciones con hora o fecha determinada, la agenda también es el lugar adecuado para colocar recordatorios de cosas que tal vez quieras plantearte, o decidir, si hacer o no en un futuro y que además dependen de algún modo del momento en que tomas la decisión.

Algunos ejemplos de elementos «Algún día/Tal vez« que puede interesarte tener en tu agenda son:

  • Recordatorios de proyectos que quieres poner en marcha más adelante. En este caso lo que debes hacer es colocar el recordatorio en una fecha, no en una hora, que te deje suficiente margen para llevar a cabo el proyecto antes de la fecha límite. Así, cuando lo veas, podrás decidir si quieres o no activar ese proyecto y, en caso afirmativo, añadirlo a tu lista de proyectos
    Este tipo de uso puede ser interesante para actos especiales que requieren una preparación específica por tu parte (pero a los que podrías decidir no asistir), revisiones o reuniones periódicas (en las que a lo mejor decides no participar) o fechas clave tipo cumpleaños o aniversarios (en las que aún no sabes si vas a hacer alguna celebración especial)
  • Información sobre eventos que tendrán lugar en una fecha concreta y a los que aún no sabes si vas a poder o querer asistir: seminarios, conferencias, espectáculos… En estos casos lo que debes hacer es anotar un recordatorio de la fecha límite en la que debes tomar una decisión (comprar las entradas, inscribirte, confirmar si vas a asistir o no…)
  • Activadores de decisiones. En ocasiones tendrás que tomar decisiones que no te apetezca, no quieras o no puedas tomar en ese mismo momento: si vas a comenzar a practicar o no una nueva actividad, adónde vas a ir de vacaciones y con quién, si vas a intentar un cambio de trabajo o no… Anotar un activador de decisión en tu agenda te permite dedicar el tiempo que quieras a seguir pensando en tu decisión, o a reunir la información adicional que puedas necesitar para tomarla, sabiendo que en un momento dado tu sistema te recordará que ha llegado el momento de hacer algo al respecto

Aunque no hay que sobrecargar la agenda con elementos innecesarios, en ocasiones sí tiene sentido utilizarla como lista «Algún día/Tal vez», ya que este uso te permitirte tomar la decisión de hacer o no hacer algo en el momento más apropiado para decidirlo.

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Comentarios

Jeroen Sangers avatar
Jeroen Sangers


Otra cosa que pongo en mi calendario son las fechas de vencimiento de mi pasaporte, DNI, contrato de teléfono móvil, etc.

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Yo antes también las ponía pero ahora no lo necesito, ya que mi sistema me permite gestionar este tipo de tareas recurrentes con la facilidad de una lista de control.

@ramonbalterra avatar
@ramonbalterra


He sido siempre un devoto de este sistema, porque es el que da color a la agenda. Es decir, que la saca (te saca) del corto plazo. Y además, da juego al "si...", o sea, "si tengo esta información..." o "si las cosas avanzan así..." Como entra en juego la voluntad y el deseo, me hace sentir "dueño" de mi agenda, aunque sea a medio plazo...

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Sí, pero hay que tener cuidado con no sobrecargar la agenda o corremos el riesgo de acabar con buena parte de su utilidad... :-)

Jero Sánchez avatar
Jero Sánchez


Lo que propones es llevar el celebérrimo "tickler file" al calendario, lo que dicho sea de paso, a mi me resulta mucho más útil. Nunca entendí por qué David Allen promovía su sistema de 43 carpetas físicas, cuando es mucho más sencillo utilizar el calendario.

Me alegra saber que no soy el único que comete estas "herejías" ;-)
.-= Lo último en el blog de Jero Sánchez ..Un escalón más =-.

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Creo que depende del volumen. Si es alto, me parece más eficaz el tickler file con sus 43 folders. Pero cuando no es tan alto, creo que es más cómoda la agenda. En cualquier caso, como comentaba a Jeroen, yo pongo muy pocas cosas "Algún día/Tal vez" en la agenda. Las mínimas... :-)

Daniel Aguayo avatar
Daniel Aguayo


@Jero no, no eres el único. Algún fallo tenía que tener el sistema, no? :-) Entiendo que Allen debe ser una persona que le gusta mucho trabajar con lo físico, y le gusta más la conexión con las cosas que guarda en las carpetas que con un texto en la agenda.
.-= Lo último en el blog de Daniel Aguayo ..GTD: Archivar en un minuto =-.

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A mí me da la impresión de que al libro de Allen le pesan los diez años largos que lleva publicado en algunos ejemplos de implementación, sobre todo en lo referente a la tecnología. ¿No te parece a ti lo mismo?

Bergonzini avatar
Bergonzini


Yo no utilizo un sistema físico en el calendario para realizar esas anotaciones. Como mi sistema se basa en soporte digital utilizo las cualidades del PIM para establecer tareas en fechas futuras, con alarmas predeterminadas que reclamen mi atención.
La esencia es la misma, pero dejando la agenda para las citas con dia y hora.

Como dice @jero y @daguayo no somos herejes, si no que adaptamos el método a nuestras necesidades.

David Sánchez avatar
David Sánchez


Estoy volviendo a leer el libro de Allen (cumplo 6 meses de implementación de GTDy toca "reciclarme", jeje). Respecto al tema del uso de la agenda, si que creo que se plantea un utilización sesgada de la misma y lo que propones es darle un valor añadido adicional muy interesante. De hecho, la agenda debe ser el principal elemento de planificación ¿no?. En ella se anotarán todos los recordatorios necesarios, al margen de que también existan en las listas correspondientes.

Creo que la agenda es una herramienta muy poderosa si se gestiona bien.

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