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GTD: Cómo Construir un Archivo de Seguimiento

| tiempo de lectura 1:53'

Uno de los elementos más característicos de la metodología GTD es el archivo de seguimiento, que es una especie de calendario tridimensional en el que puedes guardar recordatorios físicos de las cosas que quieres ver o recordar en el futuro.

El modelo original está compuesto por una serie de archivos y carpetas que permiten distribuir recordatorios de modo que aparezcan automáticamente en la fecha indicada. Aunque a día de hoy puede parecer superado por alternativas electrónicas, la verdad es que sigue resultando muy útil cuando se trata de hacer algo con cosas físicas que no puedes digitalizar.

Para construirlo necesitas seguir los siguientes pasos:

  • Rotula y distribuye 43 separadores de la siguiente forma:
    • 31, rotulados del 1 al 31, para los días
    • 12, rotulados del 1 al 12, para los meses
  • Coloca los separadores de los días en la parte delantera del archivador, pero sólo aquellos a partir del día siguiente a la fecha actual (es decir, si hoy es 15 de marzo, el primer separador sería el rotulado como «16» y el último el «31»)
  • A continuación pon el separador del mes siguiente (en tu caso sería «abril»)
  • Ahora debes colocar los días que te faltan (del «1» al «15», dejando el «1» en primer lugar)
  • Por último pon los meses que te quedan (dejando «mayo» en primer lugar, luego de «junio» a «diciembre» y a continuación de «enero» a «marzo»)

Ya lo tienes. Ahora la pregunta que te estarás haciendo es «¿cómo lo uso?»:

  1. Cada día vacías en tu bandeja de entrada el contenido del separador del día siguiente (hoy tomarías el separador del día 16 y lo vaciarías en tu bandeja de entrada)
  2. Luego pones ese separador vacío al final del todo (en este caso detrás del día «15», con lo que pasaría a ser el separador correspondiente al «16» de «abril»)
  3. Cuando llegues al último día del mes tendrás que poner al final no sólo el separador del día, sino también el del mes (el «31» de marzo tendrás que poner el día «31» al final del archivador y detrás suyo el separador de «abril» de modo que quedará en primer lugar el día «1»)

Se trata como ves de un archivo perpetuo en el que siempre dispondrás de separadores para los siguientes treinta días y doce meses.

Cómo apuntaba al principio de la entrada, puede ser muy útil para gestionar documentos reales, como por ejemplo un formulario en papel que debes rellenar un día determinado.

Es un sistema muy fácil de poner en funcionamiento y, una vez que lo hayas hecho, el único mantenimiento que requiere es que lo actualices día a día, o dejarás de confiar en él para cosas importantes.

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Comentarios

Jero Sánchez avatar
Jero Sánchez


Todo un clásico, sí señor.

Me encanta que hayas iniciado esta especie de serie práctica sobre cómo implementar GTD. La pienso recomendar a todos mis lectores y seguidores de Twitter :-)
.-= Lo último en el blog de Jero Sánchez ..¿Quién quiere ser el número uno? =-.

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Creo que es bueno que se conozca la alternativa "analógica", aunque luego uno opte por la digital. Muchas gracias por las recomendaciones... ;-)

David Sánchez avatar
David Sánchez


Creo que este sistema es demasiado "analógico" para los tiempos que corren, me explico. En un artículo de la semana pasada hablabas del uso de la agenda como planificador y como medio para anotar cosas a hacer en un determinado momento (día, hora,...). Creo que ese sistema, junto con un buen archivo físico temático, ayudaría a suprimir todo ese sistema artesanal de carpetas. ¿Creéis que es práctico?
Slds

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Son herramientas distintas con finalidades distintas. Si tienes que rellenar un formulario en papel dentro de 15 días, este es un sistema fantástico para recordártelo. Otra opción es anotar un recordatorio en la agenda y tener el formulario en un espacio aparte. El problema es que si tienes muchos elementos físicos en ese espacio aparte, pueden ser difíciles de encontrar y gestionar. En resumen, si es para pocas cosas, seguramente no merezca la pena, pero si es para muchas, sí (imagina por ejemplo un médico que puede ir dejando los expedientes en los días correspondientes según le piden hora...)

JC avatar
JC


La verdad es que este es uno de los elementos de GTD al que sencillamente no le encontre el espacio. No me aporto nada, y me complico mas tener que revisarlo y mantenerlo al día que otra cosa. Lo elimine de mi sistema de organización hace mucho, y no lo extraño...

JC

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El archivo de seguimiento tiene sentido cuando trabajas con muchas próximas acciones futuras. El método de las 43 carpetas es tan sólo uno más. De hecho, yo uso uno completamente distinto. Conceptualmente, tu lista de próximas acciones debería contener únicamente cosas que puedes hacer ya. Esa es la razón de la existencia del archivo de seguimiento. La diferencia con la lista algún día/tal vez es que los elementos en esta lista no están comprometidos mientras que lo que hay en el archivo de seguimiento sí que implica algún tipo de compromiso.

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