GTD: Cómo Construir un Archivo de Seguimiento

Uno de los elementos más característicos de la metodología GTD es el archivo de seguimiento, que es una especie de calendario tridimensional en el que puedes guardar recordatorios físicos de las cosas que quieres ver o recordar en el futuro.

El modelo original está compuesto por una serie de archivos y carpetas que permiten distribuir recordatorios de modo que aparezcan automáticamente en la fecha indicada. Aunque a día de hoy puede parecer superado por alternativas electrónicas, la verdad es que sigue resultando muy útil cuando se trata de hacer algo con cosas físicas que no puedes digitalizar.

Para construirlo necesitas seguir los siguientes pasos:

• Rotula y distribuye 43 separadores de la siguiente forma:
  • 31, rotulados del 1 al 31, para los días
  • 12, rotulados del 1 al 12, para los meses
• Coloca los separadores de los días en la parte delantera del archivador, pero sólo aquellos a partir del día siguiente a la fecha actual (es decir, si hoy es 15 de marzo, el primer separador sería el rotulado como «16» y el último el «31»)
• A continuación pon el separador del mes siguiente (en tu caso sería «abril»)
• Ahora debes colocar los días que te faltan (del «1» al «15», dejando el «1» en primer lugar)
• Por último pon los meses que te quedan (dejando «mayo» en primer lugar, luego de «junio» a «diciembre» y a continuación de «enero» a «marzo»)

Ya lo tienes. Ahora la pregunta que te estarás haciendo es «¿cómo lo uso?»:

1. Cada día vacías en tu bandeja de entrada el contenido del separador del día siguiente (hoy tomarías el separador del día 16 y lo vaciarías en tu bandeja de entrada)
2. Luego pones ese separador vacío al final del todo (en este caso detrás del día «15», con lo que pasaría a ser el separador correspondiente al «16» de «abril»)
3. Cuando llegues al último día del mes tendrás que poner al final no sólo el separador del día, sino también el del mes (el «31» de marzo tendrás que poner el día «31» al final del archivador y detrás suyo el separador de «abril» de modo que quedará en primer lugar el día «1»)

Se trata como ves de un archivo perpetuo en el que siempre dispondrás de separadores para los siguientes treinta días y doce meses.

Cómo apuntaba al principio de la entrada, puede ser muy útil para gestionar documentos reales, como por ejemplo un formulario en papel que debes rellenar un día determinado.

Es un sistema muy fácil de poner en funcionamiento y, una vez que lo hayas hecho, el único mantenimiento que requiere es que lo actualices día a día, o dejarás de confiar en él para cosas importantes.