GTD: El Poder Creativo del Material de Apoyo para Proyectos

El material de apoyo para proyectos no sólo sirve para echar mano de él cuando abordas las próximas acciones que forman parte del proyecto, sino que juega además un poderoso papel creativo generando multitud de ideas relacionadas, directamente o no, con el mismo.

Por eso es importante que gestiones este material de forma que puedas aprovechar al máximo esta componente creativa capturando de forma sencilla y eficaz todas las ideas que se te vayan ocurriendo.

David Allen aconseja hacer un análisis de los medios que utilizas para hacer seguimiento del proyecto a fin de ver qué formas tienes de añadir información al sistema y dónde podrías almacenar la mayor cantidad posible de datos relacionados con el proyecto.

Por ejemplo, la mayoría de los programas de organización y herramientas específicas para GTD permiten adjuntar notas a las tareas. Esto te permite estar trabajando sobre un proyecto y capturar fácilmente cualquier idea que se te ocurra, relacionada o no con el proyecto, sin tener que abandonar lo que estás haciendo. Si tu herramienta está basada en papel, podrías hacer lo mismo con un post-it.

En mi solución GTD sobre MindManager, cada tarea o proyecto permite añadir notas con un simple clic de ratón, aunque habitualmente prefiero utilizar GyroQ, una herramienta especialmente creada para capturar ideas y enviarlas posteriormente a MindManager.

En realidad da un poco igual el método que emplees siempre que sea efectivo. Esta efectividad la consigues si eres constante a la hora de recopilar y procesar todas esas notas que has ido añadiendo pero también eliminando todas aquellas que dejen de serte útiles.

Acostumbrarte a tomar nota de las ideas que se te ocurren mientras trabajas en tus proyectos tiene un doble efecto positivo:

• Por una parte, te aseguras de capturar todas las ideas que se te van ocurriendo (más adelante puedes decidir si te sirven o no), que pueden ser de dos tipos:
  • relacionadas con el propio proyecto, probablemente útiles, que de lo contrario olvidarías rápidamente
  • no relacionadas con el proyecto pero que nunca sabes si un día te podrán ser de utilidad
• Por otra parte, las ideas que se te han ocurrido trabajando en un proyecto conservan un vínculo mental con él. Eso hace que, aunque tal vez nunca las lleves a cabo, revisarlas te ayude a evocar el proyecto, lo cual facilita pensar en él y generar nuevas ideas relacionadas con el mismo

Trabajar con el material de apoyo de tus proyectos es una forma excelente de generar nuevas ideas. Sin embargo, la mayoría de las ideas que se te ocurren tienen un tiempo de vida de dos o tres de minutos. Pasado ese tiempo, las olvidas.

Estar preparado para capturarlas de manera fácil y eficaz cuando surgen es la mejor manera de aprovechar al máximo tu creatividad para ser más productivo.