GTD: Cómo Organizar el Material de Consulta

Uno de los mayores problemas de los sistemas de organización personal es que la gente tiende a mezclar elementos accionables, es decir, sujetos a acción, con otros que pueden tener un gran valor, como por ejemplo datos y otros materiales de consulta, pero que no tienen ninguna acción vinculada.

Contar con una buena estructura para gestionar los elementos no sujetos a acción, tanto en la vida profesional como en la privada, es tan importante como saber gestionar las próximas acciones y los proyectos ya que, cuando hay una mala gestión de los elementos no accionables, éstos bloquean todo el proceso.

Muchos de los elementos que proceses de tu bandeja de entrada no requerirán ninguna acción pero puedes querer conservarlos por otros motivos, bien porque sea información útil o interesante, bien porque es posible que decidas hacer algo con ella más adelante.

Los elementos no sujetos a acción pueden organizarse en dos grandes categorías: materiales de consulta y recordatorios de acciones posibles (la famosa lista «Algún día/Tal vez»). Hoy nos centraremos en cómo gestionar el material de referencia o consulta.

Las decisiones importantes que debes tomar son:

• Decidir qué cantidad de material quieres conservar
• Cuánto espacio físico le vas a dedicar
• De qué modo lo vas a almacenar
• Dónde lo vas a almacenar

El principal problema para organizar el material de consulta es de tipo psicológico. Al fin y al cabo todo lo que termina en tu bandeja de entrada son «cosas», es decir, elementos sobre los que aún no sabes si requieren acción o no. Una vez sepas qué es qué, qué requiere acción y qué es material de referencia, lo único que debes decidir es el tamaño de tu «biblioteca», física o virtual.

Hay elementos físicos que posiblemente tenga más sentido guardar en un espacio físico. Hay quien los escanea y archiva digitalmente, pero personalmente no estoy seguro de la eficiencia de este método. En cualquier caso, siempre que sea posible, lo ideal es almacenar en formato digital. Lo importante es seguir un sistema, el que te resulte más cómodo, para poder encontrar la información cuando la necesitas.

Tanto para el archivo físico como para el digital, el método más simple y que mejor resultados suele dar, por su sencillez, es el alfabético. Si por ejemplo buscas una factura de tornillos de la tienda Bricoland, al final sólo puede estar en la «F» de factura, la «T» de tornillos, o la «B» de Bricoland. Con cualquier otro sistema, las dudas sobre dónde la habrás guardado suelen ser considerablemente mayores.

Lo siguiente a tener en cuenta, muy en línea con la filosofía general de GTD, es el «divide y vencerás». Es preferible contar con muchos niveles y subniveles de archivo, cada uno de ellos con relativamente pocos elementos, que utilizar grandes «cajones de sastre» con muchos elementos. Sobre todo en formato digital, tener múltiples subniveles es muy sencillo y el supuesto tiempo adicional que inviertes en generarlos se compensa con creces al recuperar la información que buscas.

Por ejemplo, para guardar tus fotos sería mejor una estructura tipo fotos/año/mes/evento/sub-evento (digamos fotos/2009/julio/vacaciones/playa/día_1), con pocas fotos en cada carpeta, que una estructura tipo fotos/año/evento (digamos fotos/2009/vacaciones) con decenas o cientos de fotos en la misma carpeta.

Sobre todo cuando hablamos de material disponible en formato electrónico, mi experiencia es que cada vez tiene menos sentido mantener un archivo de material de consulta tradicional, ya que la información caduca a gran velocidad. Lo que hago en su lugar es buscar la fuente de la información y almacenarla como enlace en el navegador o en cualquier sistema tipo Delicious. Por ejemplo, imagina que te llega un folleto de una tienda de toldos y tú tienes pensado cambiar los de tu casa en unos meses. Antes guardaba el folleto en mi archivo de consulta para cuando me hiciera falta. Ahora busco la web del la tienda de toldos y guardo el enlace.

Creo que, cada vez más, lo importante no es tener la información (ni en tu archivo ni en tu cabeza), sino saber dónde encontrarla cuando la necesites.