GTD: Por Qué Usar una Lista de Proyectos
| 
2:16'
2:16'
Crear y mantener una lista con todos tus proyectos, es decir, con todos los resultados deseados que requieren más de una acción, puede ser una experiencia reveladora, ya que seguramente tengas más de los que crees.
Lo ideal es comenzar por una lista muy simple, parecida a las que has utilizado para tus próximas acciones. Ten en cuenta que la lista de proyectos no está pensada para contener los detalles de los mismos sino que debe ser simplemente un índice amplio de frentes abiertos.
En realidad no vas a trabajar directamente sobre esta lista, ya que los proyectos no se hacen, sino en las correspondientes próximas acciones que estén activas en cada momento.
El valor real que ofrece una lista de proyectos es proporcionar una visión general que te permitirá de forma rápida asegurarte de tener definida al menos una próxima acción para cada uno de tus proyectos activos.
El tiempo que inviertas en elaborar tu lista de proyectos se verá con creces compensado por la sensación de control que obtendrás al revisarla.
Si lo prefieres, puedes descomponer tu lista de proyectos en varias listas. Lo único importante es que las revises con la frecuencia necesaria y al menos durante la revisión semanal.
Otra alternativa interesante a considerar, sobre todo si trabajas con un número elevado de proyectos, es subclasificarlos. Hay muchas formas de llevar a cabo esta subclasificación pero quizás las más conocidas sean:
- Personal/Profesional: Yo utilizo esta división porque el número de proyectos activos en ambos «lados» es considerablemente alto. Lo más importante a tener en cuenta si te decides por utilizar esta subclasificación es que la lista «Personal» hay que revisarla tan a conciencia y tan a menudo como la «Profesional», ya que muchas cosas «personales» deben llevarse a cabo los días laborables. No gestionar ambas subclasificaciones del mismo modo hará que la parte «Profesional» acabe consumiendo la totalidad de tu atención y minará la eficiencia de tu sistema GTD
- Proyectos Delegados: Es otra de las subclasificaciones que propone David Allen pero a mí no me termina de convencer. Prefiero manejar la delegación de las próximas acciones en lugar de delegar los proyectos. Para mí esta clasificación sólo tiene sentido si eres un directivo de alto nivel con un amplio equipo de profesionales a tu cargo
- Por tipo específico de proyecto: Si buena parte de tus proyectos pertenecen a uno o varios «tipos» fácilmente identificables, subclasificarlos por tipo te facilitará enormemente el proceso de revisión. Si por ejemplo trabajas en Ventas te podría interesar agrupar todos los proyectos que fueran «pendientes de oferta»
El último aspecto a tener en cuenta son los subproyectos. ¿Qué hacer con ellos? ¿Agruparlos todos en una subclasificación específica para ellos?
Lo que yo hago cuando hay subproyectos es anotarlos en la lista de proyectos en lugar del proyecto principal, ya que al fin y al cabo los subproyectos son proyectos «en pequeño».
Sin embargo David Allen recomienda lo contrario: anotar los proyectos principales en la lista y considerar los subproyectos una especie de material de apoyo…
En cualquier caso, no existe un sistema perfecto para hacer seguimiento de todos tus proyectos y subproyectos por igual y tampoco importa demasiado siempre y cuando revises ambos regularmente.
1
Comentarios