GTD: Cómo Gestionar los Materiales de Apoyo para Proyectos

Un artículo de libro, en línea con la ortodoxia GTD-iana más pura ;-)

Por añadir algo, yo guardo todo el material de apoyo de los proyectos en carpetas. Cuando están en curso, mantengo esas carpetas en una bandeja especial llamada precisamente así: "EN CURSO"; cuando ya están terminados, van al archivador de carpetas colgantes (sí, aunque David Allen no lo recomienda, a mi me funciona de maravilla).

La clave para la gestión de proyectos, como muy bien dices, es diferenciar lo que son acciones de lo que es material de referencia.

¡Excelente artículo, José Miguel! :-D
.-= Lo último en el blog de Jero Sánchez ..Deshazte del perfeccionismo =-.

Acabas de describir mi actual mesa de despacho... ok, gracias por recordarme la evidencia... me pongo con ello! ;)
.-= Lo último en el blog de Fernando Álvarez ..Yo apuesto por tí, y tu ¿apuestas por tí? =-.

Una duda respecto al archivo del material de apoyo. Como bien dices y aclara el propio David Allen. El primer paso es dar de alta en la lista de proyectos el propio proyecto y posteriormente la primera acción siguiente, pero ¿que consideramos como material de apoyo del proyecto?. Yo como lo hago es de la siguiente forma: Uso por lo general carpetas con pestañas, color Manila. Tengo una carpeta con el nombre del proyecto, denominada material de apoyo. La uso para soporte del proyecto. Voy guardando en ella todo lo que me hace falta para las siguientes acciones. Por otra lado tengo sucesivas carpetas con el mismo nombre que uso para guardar la planificación del proyecto, los documentos que se generan en el proyecto, las actas de reuniones, actas de visitas a clientes, actas de visitas de obras, documentos que obtengo de los contratistas, certificados, licencias, etc. Todo en carpetas independientes. Como lo ves, ¿es correcto así?. Anteriormente, usaba un definitivo para cada proyecto. Ocupaba mucho espacio y no podía tenerlo a mano.

Una vez que finalizo un proyecto, cojo todas las carpetas del archivador relacionadas con el y las meto en una caja grande, debidamente etiquetada y reverenciada. Tengo que guardar mis documentos por lo menos durante 10 años por temas de responsabilidad. Una vez que pasan me deshago de ellos.

Buen artículo José Miguel.

Yo aquí tengo un problema que pensé que había solventado.
Actualmente utilizo:
- Toodledo para gestionar las tareas (con due today para android).
- Gmail para correo (y google calendar para citas). El correo lo tengo con etiquetas por estado y por proyecto. Es decir, si me mandan un mail con información o un documento que utilizaré esta semana lo llevo a "siguiente" además de etiquetarla con el proyecto si lo requiere. Si he escrito un email pidiendo información me lo reenvio a mi también y, además de ponerle la etiqueta del proyecto (cuando ya hay un hilo de conversación este paso es automático) lo etiqueto "en espera"...
- Evernote para notas, con una mecánica similar: tengo libretas para proyectos y según estado. Creo que esto lo voy a cambiar, dejaré las libretas solo para proyectos y utilizaré las etiquetas.
- Carpetas en pc: Tengo carpetas principales por estado (siguiente, en espera...) y dentro de estas muevo documentos o carpetas de proyectos o partes de proyectos según el estado en el que están.
- Bandejas físicas: mismo funcionamiento que las del pc, pero en soporte físico.

Claro, todo esto me trae el problema de la multitud de soportes, que se hace un poco aparatoso a la hora de las revisiones y de ver todo el material de cada proyecto. ¿Cómo me recomendarías organizar todo esto?

Buen artículo José Miguel.

Yo aquí tengo un problema que pensé que había solventado.
Actualmente utilizo:
- Toodledo para gestionar las tareas (con due today para android).
- Gmail para correo (y google calendar para citas). El correo lo tengo con etiquetas por estado y por proyecto. Es decir, si me mandan un mail con información o un documento que utilizaré esta semana lo llevo a "siguiente" además de etiquetarla con el proyecto si lo requiere. Si he escrito un email pidiendo información me lo reenvio a mi también y, además de ponerle la etiqueta del proyecto (cuando ya hay un hilo de conversación este paso es automático) lo etiqueto "en espera"...
- Evernote para notas, con una mecánica similar: tengo libretas para proyectos y según estado. Creo que esto lo voy a cambiar, dejaré las libretas solo para proyectos y utilizaré las etiquetas.
- Carpetas en pc: Tengo carpetas principales por estado (siguiente, en espera...) y dentro de estas muevo documentos o carpetas de proyectos o partes de proyectos según el estado en el que están.
- Bandejas físicas: mismo funcionamiento que las del pc, pero en soporte físico.

Claro, todo esto me trae el problema de la multitud de soportes, que se hace medio ineficaz. ¿Cómo me recomendarías organizar todo esto?

Se me olvidaba, también uso mindmanager para lluvias de ideas y organizar proyectos complejos.

Estimado José Miguel,

Ante todo un saludo. La pregunta igual te parece un poco absurda, pero optimizando mi sistema de archivos a final de año me surge la siguiente duda. El resultado de los proyectos realizados, es decir, los resultados, ¿Donde los guardas?, ¿Material de Referencia o en su carpeta de material de apoyo?. Me refiero por ejemplo a los textos de las entradas del blog, a los informes que redactas, al proyecto terminado sobre una vivienda, etc. .... Yo hasta ahora los dejo dentro del archivo de apoyo. Lo que ocurre es que muevo las carpetas a una llamada proyectos terminados.