GTD: Cuestión de Tiempo y Energía

A lo largo de las últimas semanas hemos visto qué es organizar por contexto, cómo hacerlo y cuándo organizar por contacto como elementos fundamentales del paso Organizar en GTD.

Hoy «cerraremos el círculo» de herramientas, situaciones o personas que se necesitan para llevar a cabo una próxima acción hablando de lo que yo denomino pseudo-contextos: el tiempo y la energía de los que dispones en un momento determinado.

Como ya hemos visto, hay que tener en cuenta que cada nueva variable que incorporas a tu sistema GTD añade un grado más de complejidad al mismo.

Si trabajas habitualmente con un número elevado de próximas acciones, seguramente estos pseudo-contextos te ayudarán a incrementar tu eficacia. Por el contrario, si el número de próximas acciones al que generalmente te enfrentas es moderado, seguramente no necesites utilizar más que contextos y, como mucho, contactos.

Al igual que comentábamos para los contextos y los contactos, no existe un número ideal de pseudo-contextos, sino que es algo que deberás decidir y ajustar en función de tus necesidades.

Para el pseudo-contexto «tiempo» puede tener sentido disponer de los siguientes valores: 5′, 15′, 30′, 60′, >60′. Esto te permite organizar tus próximas acciones no sólo en función del contexto o el contacto, sino también del tiempo disponible.

Imagina que estás preparando un viaje y dos de tus próximas acciones son «comprobar el pronóstico del tiempo», para ver qué ropa llevar, y «preparar lista de sitios para ir de tapas o a comer».

Ambas próximas acciones deben hacerse en el contexto @online (o @Internet o como lo hayas llamado tú) pero, mientras que la primera es algo que te va a llevar menos de 5′, la segunda puede llevarte fácilmente 15′ o incluso 30′ si quieres disponer de una lista amplia de opciones.

«Comprobar pronóstico del tiempo» tendría por tanto el contexto @online y pseudo-contexto @5′, mientras que «preparar lista de sitios para ir de tapas o a comer» tendría contexto @online y pseudo-contexto @15′ (o @30′).

Es muy probable que en tu lista de próximas acciones a realizar en el contexto @online tengas más de una docena de cosas. La ventaja de usar el pseudo-contexto tiempo es que si en un momento dado estás conectado a internet pero dispones sólo de 5′, puedes filtrar de un vistazo qué puedes hacer en 5′ o menos y allí encontrarás «comprobar el pronóstico el tiempo».

Con el pseudo-contexto «nivel de energía» ocurre algo parecido. En este caso puede tener sentido usar los valores: alto, medio, bajo. Esto te permite organizar tus próximas acciones en función de cómo te sientes física y anímicamente.

Hay cosas como «comprobar el pronóstico del tiempo» que puedes hacer incluso estando muy cansado, es decir en un pseudo-contexto @bajo, pero seguramente preferirás que tu nivel de energía sea al menos @medio para «preparar lista de sitios para ir de tapas o a comer».

El pseudo-contexto nivel de energía te permite diferenciar rápidamente las cosas que debes hacer cuando estás «con las pilas puestas», las que no requieren un nivel de energía especial y aquellas que puedes hacer incluso estando casi al mínimo.

La ventaja adicional de estos dos pseudo-contextos es que te permiten hacer en cada situación lo que tiene más sentido en función del tiempo y la energía disponibles.