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GTD: Cuestión de Tiempo y Energía

| tiempo de lectura 2:23'

A lo largo de las últimas semanas hemos visto qué es organizar por contexto, cómo hacerlo y cuándo organizar por contacto como elementos fundamentales del paso Organizar en GTD.

Hoy «cerraremos el círculo» de herramientas, situaciones o personas que se necesitan para llevar a cabo una próxima acción hablando de lo que yo denomino pseudo-contextos: el tiempo y la energía de los que dispones en un momento determinado.

Como ya hemos visto, hay que tener en cuenta que cada nueva variable que incorporas a tu sistema GTD añade un grado más de complejidad al mismo.

Si trabajas habitualmente con un número elevado de próximas acciones, seguramente estos pseudo-contextos te ayudarán a incrementar tu eficacia. Por el contrario, si el número de próximas acciones al que generalmente te enfrentas es moderado, seguramente no necesites utilizar más que contextos y, como mucho, contactos.

Al igual que comentábamos para los contextos y los contactos, no existe un número ideal de pseudo-contextos, sino que es algo que deberás decidir y ajustar en función de tus necesidades.

Para el pseudo-contexto «tiempo» puede tener sentido disponer de los siguientes valores: 5′, 15′, 30′, 60′, >60′. Esto te permite organizar tus próximas acciones no sólo en función del contexto o el contacto, sino también del tiempo disponible.

Imagina que estás preparando un viaje y dos de tus próximas acciones son «comprobar el pronóstico del tiempo», para ver qué ropa llevar, y «preparar lista de sitios para ir de tapas o a comer».

Ambas próximas acciones deben hacerse en el contexto @online (o @Internet o como lo hayas llamado tú) pero, mientras que la primera es algo que te va a llevar menos de 5′, la segunda puede llevarte fácilmente 15′ o incluso 30′ si quieres disponer de una lista amplia de opciones.

«Comprobar pronóstico del tiempo» tendría por tanto el contexto @online y pseudo-contexto @5′, mientras que «preparar lista de sitios para ir de tapas o a comer» tendría contexto @online y pseudo-contexto @15′ (o @30′).

Es muy probable que en tu lista de próximas acciones a realizar en el contexto @online tengas más de una docena de cosas. La ventaja de usar el pseudo-contexto tiempo es que si en un momento dado estás conectado a internet pero dispones sólo de 5′, puedes filtrar de un vistazo qué puedes hacer en 5′ o menos y allí encontrarás «comprobar el pronóstico el tiempo».

Con el pseudo-contexto «nivel de energía» ocurre algo parecido. En este caso puede tener sentido usar los valores: alto, medio, bajo. Esto te permite organizar tus próximas acciones en función de cómo te sientes física y anímicamente.

Hay cosas como «comprobar el pronóstico del tiempo» que puedes hacer incluso estando muy cansado, es decir en un pseudo-contexto @bajo, pero seguramente preferirás que tu nivel de energía sea al menos @medio para «preparar lista de sitios para ir de tapas o a comer».

El pseudo-contexto nivel de energía te permite diferenciar rápidamente las cosas que debes hacer cuando estás «con las pilas puestas», las que no requieren un nivel de energía especial y aquellas que puedes hacer incluso estando casi al mínimo.

La ventaja adicional de estos dos pseudo-contextos es que te permiten hacer en cada situación lo que tiene más sentido en función del tiempo y la energía disponibles.

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Comentarios

El Gachupas avatar
El Gachupas


¡Genial! La verdad, hasta hace unos días que comentabas en otro de tus artículos algo sobre los sub-contextos, nunca se me había ocurrido utilizar el nivel de energía y el tiempo para "clasificar" mis siguientes acciones.

Un par de preguntas:

1. ¿Cómo haces para indicar el nivel de energía y tiempo de una acción? ¿Utilizas etiquetas, o contextos combinados del tipo "@teléfono-baja-5min"? (Imagino que lo primero, pero me gustaría saber un poco más sobre tu técnica.)

2. ¿No te resulta complicado trabajar de esa forma? Lo digo porque no siempre es fácil determinar el tiempo que te llevará hacer algo (puede incluso que estimes 5 minutos y terminen convirtiéndose en 1 hora), o determinar el nivel de energía que tienes en un momento dado (bastante subjetivo, por cierto).

Un saludo
.-= Lo último en el blog de El Gachupas ..Mi sistema GTD: revisión =-.

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Gracias! En realidad uso contextos, contactos y pseudo-contactos todo a la vez. Mi sistema GTD me permite introducir una tarea como "Llamar a Juan 5m wle" y genera la tarea "Llamar a Juan @Phone @Juan @5min @LowEnergy" (sí, tengo el sistema en inglés...). "wle" significa "with low energy" y lo uso así para evitar falsos positivos del intérprete con "le".
No es nada complicado. Los dashboards los tengo por contexto y contacto y dentro de ambos por tiempo y energía disponible. Suelo usar sobre todo los de los extremos. La energía la supongo, es decir, a primera hora de la mañana suelo buscar tareas que requieren alto nivel de energía y después de comer o a última hora de la tarde las que requieren menos.
Un saludo

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