GTD: Cómo Organizar tu Lista »A la Espera»

La lista de acciones «a la espera» es otro de los siete tipos primarios de cosas a tener en cuenta a la hora de construir tu sistema de organización.

Es el lugar donde anotarás todos los recordatorios de las cosas que tú no tienes que hacer, sino que estás a la espera de que ocurra algo o de que las haga otra persona.

Cuando la próxima acción sobre algo depende de otra persona no es necesario que la anotes en una de tus listas de próximas acciones.

Tampoco es necesario que le asignes uno o más contextos o pseudo-contextos, ya que no vas a ser tú quien la haga.

Por el contrario, sí tiene sentido que le asignes un contacto, ya que ello te permitirá filtrar y agrupar con facilidad y rápidez todas las próximas acciones que están «a la espera» de que esa persona (@contacto) las haga.

El número de elementos que puedas tener en tu lista «a la espera» variará en función de tu trabajo y tipo de actividad.

En mi caso, suelo tener entre 30 y 50 elementos, ya que en mi trabajo son frecuentes los proyectos en los que en un momento dado necesito que otras personas aprueben, confirmen, opinen, proporcionen feedback o completen un paso de un proceso, antes de que yo pueda seguir adelante con la próxima acción correspondiente.

Por eso es muy importante que revises tu lista «a la espera» tan a menudo como sea necesario, ya que muchas de las acciones que aparecen en ella podrían actuar como «cuellos de botella» para tu productividad.

Cuantos más elementos contenga tu lista «a la espera», más probable es que, cuando la revises, te surjan muchas nuevas próximas acciones del tipo «recordar a», «confirmar con», …

Un detalle importante a tener en cuenta es que cuando delegas algo en la fase procesar, no siempre vas a querer o necesitar hacer seguimiento de ello. Limítate a anotar un recordatorio en tu lista «a la espera» únicamente en los casos en los que estés interesado en hacer seguimiento de lo que delegas.

La lista «a la espera» es una potente herramienta para evitar que la falta de productividad ajena influya negativamente en tu propia productividad.

Si usas bien tu lista «a la espera», y utilizas los contactos, siempre sabrás qué estás esperando y de quién.