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GTD: Cómo Organizar tu Lista »A la Espera»

| tiempo de lectura 1:37'

La lista de acciones «a la espera» es otro de los siete tipos primarios de cosas a tener en cuenta a la hora de construir tu sistema de organización.

Es el lugar donde anotarás todos los recordatorios de las cosas que tú no tienes que hacer, sino que estás a la espera de que ocurra algo o de que las haga otra persona.

Cuando la próxima acción sobre algo depende de otra persona no es necesario que la anotes en una de tus listas de próximas acciones.

Tampoco es necesario que le asignes uno o más contextos o pseudo-contextos, ya que no vas a ser tú quien la haga.

Por el contrario, sí tiene sentido que le asignes un contacto, ya que ello te permitirá filtrar y agrupar con facilidad y rápidez todas las próximas acciones que están «a la espera» de que esa persona (@contacto) las haga.

El número de elementos que puedas tener en tu lista «a la espera» variará en función de tu trabajo y tipo de actividad.

En mi caso, suelo tener entre 30 y 50 elementos, ya que en mi trabajo son frecuentes los proyectos en los que en un momento dado necesito que otras personas aprueben, confirmen, opinen, proporcionen feedback o completen un paso de un proceso, antes de que yo pueda seguir adelante con la próxima acción correspondiente.

Por eso es muy importante que revises tu lista «a la espera» tan a menudo como sea necesario, ya que muchas de las acciones que aparecen en ella podrían actuar como «cuellos de botella» para tu productividad.

Cuantos más elementos contenga tu lista «a la espera», más probable es que, cuando la revises, te surjan muchas nuevas próximas acciones del tipo «recordar a», «confirmar con», …

Un detalle importante a tener en cuenta es que cuando delegas algo en la fase procesar, no siempre vas a querer o necesitar hacer seguimiento de ello. Limítate a anotar un recordatorio en tu lista «a la espera» únicamente en los casos en los que estés interesado en hacer seguimiento de lo que delegas.

La lista «a la espera» es una potente herramienta para evitar que la falta de productividad ajena influya negativamente en tu propia productividad.

Si usas bien tu lista «a la espera», y utilizas los contactos, siempre sabrás qué estás esperando y de quién.

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Comentarios

Bergonzini avatar
Bergonzini


Esta es la lista que hay que tener más de cerca, uno no sabe cuando pueden saltar los problemas. Aunque estoy en desacuerdo cuando dices: "no siempre vas a querer o necesitar hacer seguimiento de ello". En mi caso siempre realizo seguimiento de todo lo que delego o todo lo que está en espera, ya sea por que puede regresar o por mostrar interés en como se ha solucionado el caso. Tengo acciones planeadas incluso meses después de la delegación. :)

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No sé a ti, pero a mí me llegan muchas cosas que no tienen nada que ver conmigo simplemente porque Recursos Humanos es una especie de cajón de sastre donde llega de todo :-) En esas ocasiones lo que hago es delegar la tarea a la persona correcta haciéndoselo saber al peticionario. Lo que haga o no el "owner" real del tema me da francamente igual, así que no hago seguimiento alguno de ello. En todos los demás casos el seguimiento no se perdona ;-) Me temo por tanto que no vas a poder estar en desacuerdo conmigo, al menos en este tema, te pongas como te pongas :-D

Agustí Brañas avatar
Agustí Brañas


Hola José Miguel,

Como siempre, un placer instructivo el llevar a cabo la lectura de tus entradas. En esta oportunidad, me viene a la cabeza la forma de proceder de un buen amigo mío, al que considero mi mentor -y con el que sigo manteniendo una excelente relación personal-.

Su regla de actuación es: Si alguien espera una respuesta, un documento o su actuación para poder continuar X, vacía su STACK. Al final, le queda en remanente lo que sólo le implica a él.

Saludos,
Agustí Brañas

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Una regla de actuación interesante. Creo que la falta de seguimiento, que no es micro-management sino ownership (siento los "palabros"), es uno de los principales obstáculos a la productividad.
Saludos.

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