Óptima Infinito

El Blog de José Miguel Bolívar

Optima infinito

El Consejo de los Viernes: En ello. Pendiente. Hecho.

| tiempo de lectura 1:21'

Una propuesta un poco radical pero muy efectiva es utilizar un código abreviado con tus colegas cercanos. A fin de cuentas todos vosotros estáis ocupados, así que seguramente no os importe pasar por alto las cortesías.

Un ejemplo de este código abreviado sería utilizar las expresiones «En ello«, «Pendiente» y «Hecho» dentro de tu equipo de trabajo. Puedes incluso utilizarlas como asunto en tus e-mail sin necesidad de añadir más texto.

Cuando le pidas algo a alguien o alguien te pida algo a ti, la respuesta puede ser: «En ello«. Si en algún momento alguien «se atasca» puede enviar un mensaje de aviso a las demás personas involucradas diciendo «Pendiente«. En este caso, si hace falta ayuda de alguno de los restantes miembros del equipo, se puede pedir explícitamente ayuda en el cuerpo del e-mail.

Si no se ve ningún mensaje con asunto «Pendiente» después del mensaje «En ello», todos saben que el tema sigue progresando a ritmo normal.

Cuando se ha terminado, se envía un nuevo e-mail a las personas involucradas con asunto «Hecho«.

Puede parecer una tontería pero en realidad es una práctica que se usa mucho a nivel ejecutivo: E-mails con sólo el asunto o con media docena de palabras en el cuerpo del mensaje. Vamos, que en Twitter les sobraría el 90% 🙂

Para personas que reciben literalmente varios cientos de e-mails diarios este tipo de «atajos» puede marcar una diferencia más que notable en el tiempo invertido en gestionar el e-mail.

Lógicamente no tiene sentido utilizar este tipo de comunicación cuando aún no conoces suficiente a tus interlocutores, ya que es muy importante comunicar de forma clara tus intenciones y puntos de vista a fin de asegurar que se entienden correctamente.

Sin embargo, cuando estás trabajando con tus compañeros habituales, con los que ya tienes una relación de confianza, un par de palabras pueden, con frecuencia, ser más que suficientes.

Post relacionados

Comentarios

Juan Martínez de Salinas avatar
Juan Martínez de Salinas


Hola JM,

Un gran consejo.

Cuando todos los miembros del equipo de trabajo se conocen lo suficiente este tipo de técnicas ahorran mucho tiempo y problemas.

No olvidemos que determinadas personas esperan a la fecha de la reunión para decir que tienen un problema cuando muchas veces ya es tarde para reorientarlo. Para saber como van los proyectos y las partes que cada uno lleva un pequeño código de seguimiento es suficiente.

Yo esto aun no lo he visto implantado en ninguna cúpula directiva donde muchas veces callan y intentan tapar hasta que el problema vuelve con más fuerza por no planificar de forma sencilla.

Saludos y buen fin de semana,

Jan

 avatar


Olvidé comentar el detalle de que es una práctica que se usa mucho a nivel ejecutivo fuera de España. Aquí yo tampoco lo he visto. Lo de planificar es una de nuestra asignaturas pendientes. La nota positiva es que también aquí se ve cada vez más gente joven preocupada por la productividad personal. Es un excelente indicio.
Saludos y buen fin de semana.

Senior Manager avatar
Senior Manager


Hola JM y todos... Puedo dar fe de la efectividad de tu recomendación de hoy. En mi empresa utilizamos un modelo similar en donde los responsables de área comparten un documento en el que están listadas todas las tareas que supervisa un jefe común y en donde se van colocando los estatus de cada tarea por responsable y por tarea, facilitando así la visialización, el control y el seguimiento de las mismas. Uno de los plus es que si alguno va adelantado, puede ver cuál tarea "ajena" tiene más atraso y echar una mano. Otra virtud es que informa a todos de forma veraz como van avanzando en tiempo real, pues se va actualizando cada vez que alguno lo hace. Adicionalmnete tenemos un estatus que indica que la tarea fue pospuesta a otra fecha sin que necesariamente haya quedado incompleta.
Tal y como apunta JM, parece muy básico, pero realmente funciona.
Slds
SM
.-= Lo último en el blog de Senior Manager ..Las 7 razones por las que en España tenemos el mayor número de parados de Europa =-.

 avatar


Lógicamente no siempre se pueden aplicar estas propuestas, pero utilizadas en las condiciones adecuadas son muy sencillas de poner en práctica y muy efectivas en sus resultados.
Saludos.

Juana Corbalan avatar
Juana Corbalan


Una idea estupenda. Pienso ponerlo en práctica en mi empresa desde ya. La confusión que se crea a veces por un "atasco" de esos provoca retrasos que se podrán evitar muchas veces con este simple sistema.
Además economía del lenguaje. Me recuerda a los hastags: Lo que se aprende en Twitter ¿verdad? ;-)
Si es que vamos a acabar con los artículos y las preposiciones... hablando el" twitterñol", jajaja!
Gracias una vez más, José Miguel.
Saludos, Juana
Corbax: diseño web y posicionamiento SEO
.-= Lo último en el blog de Juana Corbalan ..Google Chrome Mac ya está aquí =-.

 avatar


Gracias a ti, Juana. Me alegra saber que te ha gustado. ¿Qué es una preposición más o menos si ganamos en productividad :-P?

Economía Sencilla avatar
Economía Sencilla


Pues sí, resulta un consejo muy interesante.

Yo no suelo manejar tal volumen de correos, pero en ocasiones, hay días que sí me llega un volumen importante, con lo cual, a poco tiempo que se le dedique a cada uno, ya implica una importante dedicación... cuando, organizado de esa manera, se podría ganar bastante tiempo.

Un saludo
Pablo Rodríguez

 avatar


Gracias, Pablo. Es relativamente sencillo y muy fácil de empezar a usar si lo haces con un grupo reducido de personas.
Un saludo.

José Luis Gato avatar
José Luis Gato


Buenas JM,

La verdad es que es bastante útil. De hecho, desde hace años, cuando usaba Outlook (no había otro remedio) tenía reglas personalizadas para clasificar automáticamente los correos que me entraban dependiendo del "Asunto". Tenía creadas varias carpetas para dicho fin, "iniciada", "pendiente", "finalizada". No hay que decir que si recibes 200 correos al día, es bastante efectivo ver como aparece el símbolo de nuevo mensaje en una de esas tres carpetas. Y por supuesto, con confirmación de lectura, para que no queden dudas en el grupo.

Más simple, ágil y eficaz que cualquier herramienta de gestión de proyectos.

Un saludo,

 avatar


Con frecuencia estas pequeñas cosas, además de sencillas, son enormemente efectivas. Lo de las reglas personalizadas de Outlook es una gran invento, sobre todo cuando recibes un volumen importante de mensajes tipo (informes, confirmaciones...). Lo de la confirmación de lectura es otra herramienta indispensable. Lástima que no exista en GMail.
Un saludo

 avatar


Hecho. :-D

Agustí Brañas avatar
Agustí Brañas


Apreciado José Miguel,

Excelente consejo. Ahora bien, en mi experiencia, la organización que aplica este tipo de reglas nemotécnicas -que incrementan la eficiencia y, por ende, la productividad- tienen un valor diferencial: La confianza en y de las personas que lo utilizan.

Estoy convencido que, en tu larga y exitosa carrera, también te has encontrado con gente que te han dicho "Hecho" y que, desgraciadamente, ni siquiera habían iniciado la tarea.

¿Cómo lo resolviste?

Saludos,
Agustí Brañas

 avatar


Como decía en la entrada, este tipo de "acuerdos" funcionan en equipos en los que hay confianza entre sus componentes. Si no, te expones a que ocurra lo que comentas. Lo veo más como un requisito que como una consecuencia. Yo lo he usado con mi equipo y con mis clientes internos y -seguramente sea muy afortunado- nunca me he encontrado con sorpresas desagradables, lo que no significa que no sea una posibilidad.
Saludos.

Víctor López García avatar
Víctor López García


Genial recomendación. En mi último empleo use este tipo de técnica frecuentemente. En mi caso utilizaba Microsoft Outlook para el correo empresarial, ahi se pueden automatizar muchas cosas con un poco de conocimiento técnico y puedes hacer maravillas para tus respuestas, filtrar, etc.

Sin ir muy lejos herramientas como Texter (inglés) pueden ayudarte a procesar tu correo-e en menos de lo que dices "Estoy en ello" ;)
.-= Lo último en el blog de Víctor López García ..Del Trabajo en Equipo, Planificación, Perseverancia y Hormigas =-.

 avatar


Muchas gracias, Víctor, por compartir tu experiencia y las herramientas que utilizas.

Todo el contenido de Óptima Infinito, el Blog de José Miguel Bolívar, está bajo una Licencia Creative Commons 4.0 Internacional (Reconocimiento - Compartir bajo la misma Licencia).

2008-2020 José Miguel Bolívar - Algunos derechos reservados

Ir al contenido