GTD: Sólo Necesitas Listas y Carpetas
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Listas y carpetas: A eso se reducen, en términos prácticos, los siete tipos primarios de cosas que debes tener en cuenta a la hora de construir tu sistema de organización.
Las listas te sirven para poder seguir la pista a tus próximas acciones, proyectos y planes futuros que has catalogado como «algún día/tal vez».
Las carpetas las necesitas para guardar el material de consulta y la información de apoyo para tus proyectos activos. No confundas estas carpetas con las del archivo.
También tienes la opción de utilizar las listas como elementos en carpetas.
Parece un poco extraño que algo con una fama tan «geek» sea en realidad tan sumamente sencillo. La explicación es tan sencilla como el propio GTD: lo «geek» no es la metodología sino muchos de sus usuarios 🙂
Ante un sistema tan simple, es normal que haya quien reaccione con escepticismo. Al fin y al cabo casi todo el mundo ha utilizado listas en alguna ocasión y no las ha encontrado particularmente efectivas.
Sin embargo, que no sepas usar las listas, o que las uses mal, no significa que las listas no sean una herramienta extraordinariamente potente y útil. Cuando las listas no funcionan es porque no se usan bien. Si no apuntas en ellas las cosas apropiadas, o las dejas incompletas, estás acabando con su funcionalidad.
Lo esencial para poder gestionar tus listas con eficacia es saber qué va en cada lista. Así de simple y así de fácil.
Un error típico es priorizar las listas, creando una estructura externa que refleja estas prioridades. Además del tiempo que pierdes priorizando y generando estas estructuras por prioridades, tan pronto surge un imprevisto la estructura queda obsoleta y tienes que repetir el ejercicio completo. Esto sucede porque mucha gente ignora que las prioridades muchas veces no las decides tú, sino que te las encuentras. A lo mejor tu máxima prioridad hoy es reservar el billete para tus vacaciones pero si de repente resulta que se te ha quedado el coche sin batería seguramente tus prioridades cambien.
Por otra parte, los sistemas basados en los cuadrantes importante/urgente han hecho mucho daño a la productividad personal y son un motivo de frustración para la organización de mucha gente.
Las listas deben ser únicamente recordatorios de tus compromisos activos, inventarios de cosas que has decidido hacer y aún no has hecho; algo tan simple como grupos de cosas con alguna característica en común. Que las listas sean en papel o en un programa de ordenador es lo de menos.
Si usas las listas de este modo verás como es mucho más sencillo, intuitivo y útil poder asignar prioridades sobre la marcha en función de una serie de variables.
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