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GTD: Qué es Organizar por Contexto

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Afirmaba en una entrada anterior que los sistemas basados en los cuadrantes importante/urgente han hecho mucho daño a la productividad personal y son un motivo de frustración para la organización de mucha gente.

El motivo por el que afirmo esto es doble. Por una parte tanto la importancia como la urgencia son conceptos subjetivos, al no tratarse de propiedades inherentes a las cosas sino atributos que nosotros asociamos a las mismas. Por otra, son conceptos relativos, ya que las cosas pueden dejar de ser o pasar a ser urgentes y/o importantes en tan sólo un momento.

GTD no propone ignorar la importancia o la urgencia que atribuimos a las cosas, sino complementar estas variables con otras más objetivas que permitan una mejor elección de lo que vamos a hacer en cada momento.

Un ejemplo de estas variables más objetivas son los contextos.

En un sentido amplio, un contexto es la herramienta, situación o persona que se necesita para llevar a cabo una próxima acción. Personalmente los divido en contextos (herramientas o situaciones) y contactos (personas), ya que en ocasiones se superponen y así me resulta más fácil organizar. Un ejemplo de contexto sería «al teléfono», que englobaría todas las próximas acciones que requieren hacer una llamada telefónica.

Hay otras dos variables a tener en cuenta: el tiempo y la energía disponibles. Aunque más que contextos son pseudo-contextos, a mí me resulta práctico considerarlas como tal a la hora de organizar, ya que no dejan de ser tipos concretos de situaciones en las que te encuentras (por ejemplo, te quedan 10 minutos antes de la próxima reunión).

Dejando momentáneamente a un lado estos pseudo-contextos, el número de contextos que debes utilizar depende básicamente del número medio de próximas acciones que suelas tener activas y de la frecuencia con que varíen las situaciones y herramientas con que las llevas a cabo. En otras palabras, si normalmente tienes unas 25 próximas acciones activas no tiene demasiado sentido que utilices 20 contextos distintos. Yo suelo tener alrededor de 150 próximas acciones activas y para organizar ese volumen utilizo unos 25 contextos distintos.

Te recomiendo que comiences con un número pequeño de contextos y que además sean relativamente genéricos. Si más adelante ves que tienes muchas próximas acciones por contexto, siempre puedes crear sub-contextos o simplemente sustituir esos contextos genéricos por otros más específicos.

En la próxima entrada veremos ejemplos concretos de cómo utilizar los contextos y pseudo-contextos.

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Comentarios

shinfu avatar
shinfu


En la definición de las tareas y en los contextos es donde más noto que al cabo del tiempo mi GTD se fortalece y se vuelve robusto en mi día a día. Los contextos para mi es el esqueleto sobre el que descansan las acciones y post como este ayudan mucho a las definiciones de contextos.

Mi truco es que no creo un contexto nuevo hasta que veo que tengo un escenario en el que ejecuto acciones de forma habitual. Por ejemplo con mis compañeros algunos tienen un contexto propio si en un proyecto en común tenemos muchas cosas a hacer, para los demás uso el de @personas. Antes diferenciaba @online de @ordenador, pero al no hacer tareas @online lo he reducido a @ordenador... etc etc

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El truco que compartes da muy buenos resultados. También es un buen consejo revisar cada cierto tiempo (yo suelo hacerlo una vez al año más o menos) todos tus contextos y ver cuáles sigues usando, cuáles han quedado obsoletos y cuáles podría ser útil comenzar a usar.

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David


El concepto de los contexto es muy bueno, aunque a mi me cuesta aplicarlo. Por otro lado, Jose Miguel...¿25 contextos?... ya me dirás con herramientas los gestionas ;-)

Ya por último, solo puedo ver el primer comentario, el resto no. ¿Hay algún problema o restricción?

S2

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Te lo digo encantado: MindManager (software para mindmapping) + ResultsManager (add-in de MindManager específico para GTD) + MindReader (conjunto de macros para automatizar la entrada y edición de tareas).
El resto serán seguramente trackbacks y es posible, según que herramienta uses para leer feeds, que por eso no puedas verlos.

El Gachupas avatar
El Gachupas


¡25 contextos! :-o En promedio, yo tengo unas 100 siguientes acciones, y las manejo todas con sólo 7 contextos: casa, oficina, negocio, teléfono, recados, blog y reuniones (y si me apuras, la del blog podría eliminarla). Ojo, no digo que no necesites esos 25 contextos, pero sinceramente se me hacen muchos. Me resulta difícil pensar bajo qué circunstancias necesitarías más de 10-12.
.-= Lo último en el blog de El Gachupas ..Mi sistema GTD: organización (y II) =-.

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Muchos de esos contextos son en realidad sub-contextos, por llamarlos de alguna manera. Tengo una lista llamada "Ir de compras" donde aparecen todas las tareas con contexto @DeCompras agrupadas por subcontexto: @Decathlon, @MediaMarkt, @CorteIngles... Como este tipo de compras a lo mejor lo hago cada varios meses, resulta muy útil la agrupación por subcontextos. Al fin y al cabo a mí no me supone ningún trabajo, ya que la lista se genera dinámicamente cuando la necesito.

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Daniel Aguayo


Yo, en mi última revisión del sistema, decidí hacer una buena limpieza de contextos. Me di cuenta de que cuantas más listas, más me costaba estar atento a las tareas. También paso el día o en la oficina o en casa, así que mis contextos físicos reales se reducen bastante.

También he de decir que puedo tener pocos contextos porque mantengo muy pocas tareas activas, no me gusta tener más tareas de las que puedo realizar en una semana (a riesgo de que se perpetúen). Sino, por lo menos tendría los 25 contextos de JM o más, con lo quisquilloso que soy :D
.-= Lo último en el blog de Daniel Aguayo ..GTD: tener ideas y no perderlas =-.

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A mí tampoco me gusta tener más de las que puedo hacer en una semana con excepción de algunas tareas muy específicas que filtro para que no aparezcan a diario. Un ejemplo son todas las cosas a comprar, que pueden representar fácilmente un 30% del total de acciones. Son próximas acciones comprometidas, no "algún día/talvez" que quiero hacer a la primera oportunidad que surja pero que pertenecen al contexto @DeCompras.

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