GTD: Qué es Organizar por Contexto

Afirmaba en una entrada anterior que los sistemas basados en los cuadrantes importante/urgente han hecho mucho daño a la productividad personal y son un motivo de frustración para la organización de mucha gente.

El motivo por el que afirmo esto es doble. Por una parte tanto la importancia como la urgencia son conceptos subjetivos, al no tratarse de propiedades inherentes a las cosas sino atributos que nosotros asociamos a las mismas. Por otra, son conceptos relativos, ya que las cosas pueden dejar de ser o pasar a ser urgentes y/o importantes en tan sólo un momento.

GTD no propone ignorar la importancia o la urgencia que atribuimos a las cosas, sino complementar estas variables con otras más objetivas que permitan una mejor elección de lo que vamos a hacer en cada momento.

Un ejemplo de estas variables más objetivas son los contextos.

En un sentido amplio, un contexto es la herramienta, situación o persona que se necesita para llevar a cabo una próxima acción. Personalmente los divido en contextos (herramientas o situaciones) y contactos (personas), ya que en ocasiones se superponen y así me resulta más fácil organizar. Un ejemplo de contexto sería «al teléfono», que englobaría todas las próximas acciones que requieren hacer una llamada telefónica.

Hay otras dos variables a tener en cuenta: el tiempo y la energía disponibles. Aunque más que contextos son pseudo-contextos, a mí me resulta práctico considerarlas como tal a la hora de organizar, ya que no dejan de ser tipos concretos de situaciones en las que te encuentras (por ejemplo, te quedan 10 minutos antes de la próxima reunión).

Dejando momentáneamente a un lado estos pseudo-contextos, el número de contextos que debes utilizar depende básicamente del número medio de próximas acciones que suelas tener activas y de la frecuencia con que varíen las situaciones y herramientas con que las llevas a cabo. En otras palabras, si normalmente tienes unas 25 próximas acciones activas no tiene demasiado sentido que utilices 20 contextos distintos. Yo suelo tener alrededor de 150 próximas acciones activas y para organizar ese volumen utilizo unos 25 contextos distintos.

Te recomiendo que comiences con un número pequeño de contextos y que además sean relativamente genéricos. Si más adelante ves que tienes muchas próximas acciones por contexto, siempre puedes crear sub-contextos o simplemente sustituir esos contextos genéricos por otros más específicos.

En la próxima entrada veremos ejemplos concretos de cómo utilizar los contextos y pseudo-contextos.