GTD: Cuándo Organizar por Contacto

Comentaba en la entrada de la semana pasada que yo prefiero diferenciar entre contexto (situación o herramienta) y contacto (persona) a la hora de Organizar en GTD.

Este es un hábito que adquirí hace tiempo debido a que en mi trabajo tengo que interaccionar periódicamente con un número de personas muy elevado y los contextos se me «quedaban cortos» para organizar todas las próximas acciones de forma eficaz.

Ten en cuenta que esta diferenciación añade un grado más de complejidad al sistema, por lo que sólo te recomiendo su uso si realmente tienes un volumen elevado de próximas acciones relacionado con personas concretas de forma regular.

Imagínate que tu compañero Juan, que trabaja en otro departamento, te pide que le envíes una presentación que has hecho y que le ha gustado. En ese caso no tiene demasiado sentido que crees un contacto @Juan sino que utilices el contexto @e-mail para la próxima acción «enviar presentación a Juan».

Imagina ahora que Pedro es tu jefe y que tienes una reunión de seguimiento con él todos los lunes por la tarde. Aquí sí puede tener sentido disponer de un contacto @Pedro al que asociar todas las próximas acciones que surgen durante la semana: «confirmar con Pedro cuando se incorpora el nuevo compañero», «poner al día a Pedro sobre el estado del proyecto X»… Seguramente estas próximas acciones las podrías hacer al contexto @teléfono o @e-mail pero será más sencillo y eficaz hablarlas directamente con @Pedro en la próxima reunión semanal.

Otra ventaja de utilizar los contactos es que puedes combinarlos con los contextos cuando el número de próximas acciones es muy elevado. El objetivo último de los contextos es permitirte organizar tus próximas acciones en lotes que puedas completar de una vez, y esto se complica enormemente cuando hay demasiadas próximas acciones. Combinar contextos y contactos puede ayudarte a mantener el tamaño de los lotes bajo control.

Supongamos que es viernes por la tarde y estás preparando la reunión semanal de los lunes con tu jefe @Pedro. En ese momento te das cuenta de que hay más de 20 próximas acciones relacionadas con él -yo he llegado a superar las 40- y piensas que a lo mejor no puedes completarlas todas en una reunión de una hora. Si además del contacto @Pedro has utilizado contextos, lo más probable es que haya una serie de próximas acciones que tengan que ver con envío de informes o documentos y que se pueden hacer en el contexto @e-mail. Una opción es enviar a tu jefe toda esa información antes de la reunión para ganar tiempo y poder completar las 20 próximas acciones. La forma de identificar esas próximas acciones en tu sistema GTD es tan sencillo como combinar @Pedro+@e-mail.

La próxima semana dedicaremos la entrada del lunes a los pseudo-contextos «tiempo disponible» y «nivel de energía».