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GTD: Cómo Organizar por Contexto

| tiempo de lectura 2:10'

Veíamos el otro día que un contexto es la herramienta, situación o persona que se necesita para llevar a cabo una próxima acción, aunque a mí me gusta diferenciar entre contexto (herramienta o situación) y contacto (persona).

Una forma de entender mejor los contextos es pensar en ellos como contenedores de próximas acciones.

Comentábamos también que el número de contextos necesarios depende del volumen de próximas acciones activas que tengas habitualmente y de la variedad de herramientas y situaciones en las que las lleves a cabo.

Si trabajas buena parte de la jornada frente a un ordenador, es probable que un porcentaje importante de tus próximas acciones requieran una conexión a internet. Todas estas próximas acciones podrías asociarlas al contexto «@on-line» o «@conectado». Si son muchas las próximas acciones asociadas al contexto «@conectado», una buena idea es crear sub-contextos: @e-mail, @web, @blog, @twitter serían algunos ejemplos.

Yo, por ejemplo, uso sub-contextos para los sitios donde compro con cierta regularidad. Cuando se plantea la ocasión para «ir de compras» sólo tengo que filtrar todas las próximas acciones con contexto «@DeCompras» para tener una lista con todo lo que debo comprar agrupado por punto de compra.

Otros contextos típicos son: @casa, @oficina, @teléfono y @off-line o @desconectado.

Se trata de encontrar el número ideal de contextos, incluyendo sub-contextos, que te permita optimizar el trabajo por lotes, una de las ideas claves de GTD.

Si el número de contextos con el que trabajas es excesivo significará que estás fragmentando demasiado tus próximas acciones y por consiguiente la herramienta perderá efectividad. Si por el contrario el número de contextos es demasiado escaso te resultará difícil procesar la totalidad de los contenedores de una sola vez, por lo que estarás desaprovechando gran parte de la potencia del sistema. Los sub-contextos te proporcionan la flexibilidad necesaria para optimizar el número de próximas acciones en cada contenedor.

Para averiguar qué contextos necesitas, examina tu actividad cotidiana. En qué situaciones sueles encontrarte habitualmente y qué herramientas utilizas de manera frecuente. No existe una receta única sobre cuántos o qué contextos utilizar, sino que tendrás que aplicar el método de prueba y error. Una vez tengas tu sistema de contextos en marcha, revísalo de cuando en cuando para asegurarte de que sigue siendo funcional.

Para utilizar esta herramienta, debes asociar todas y cada una de tus próximas acciones a uno o más contextos (en realidad, a todos aquellos donde podrías llevar a cabo la próxima acción).

Olvida distinciones tipo personal/profesional o importante/urgente. Si tienes un teléfono en la mano y diez llamadas por hacer, hazlas. Aprovecha que estás en el contexto @teléfono. Si tienes tu cliente de e-mail abierto, es decir, estás en el contexto @e-mail, y tienes una docena de mensajes por enviar, envíalos.

Si te has comprometido contigo mismo a hacer las diez llamadas y a enviar la docena de mensajes, ¿no será mejor que hagas todas las llamadas, o envíes todos los mensajes, de una vez en lugar de hacerlo tras varias interrupciones?

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Comentarios

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Hola JM, entiendo lo que dices pero no entiendo lo que quieres decir. No termino de entender lo de los "contextos", por más que vuelvo a leer el post, no logro asociarlo a la ilustración o analogía de los contenedores... Sorry
por la sinceridad. Pero prefiero decirte la verdad y que me lo vuelvas a plantear que decir "¡qué interesante!", ya me conoces. :-)
SM
.-= Lo último en el blog de Senior Manager ..1er Congreso No Miedo – Consultores Sin Fronteras =-.

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Gracias por el feedback, Senior. Imagina que te has comprometido a hacer una serie cosas de diversa importancia y urgencia. Entre ellas hay un par de llamadas telefónicas, un par de e-mails, algunos arreglos en casa, algunas compras por hacer... Es posible que una llamada sea urgente y la otra no o que un e-mail sea muy importante y el otro no, que los arreglos de casa no sean ni urgentes ni importantes y que las compras sean importantes pero no urgentes. Da igual. Cuando estás con el teléfono en la mano, lo que GTD te dice es que hagas todas las llamadas que te has comprometido a hacer, independientemente de que sean importantes o urgentes. Si estás en el centro comercial, compra lo que te has comprometido a comprar, sea o no importante o urgente. Y así, sucesivamente. En las teorías antiguas de gestión del tiempo, los cuadrantes importante/urgente daban lugar a cuatro contenedores para tus tareas: importante+urgente, importante+no urgente, no importante+urgente y no importante+no urgente. En GTD no usaríamos estos contenedores sino otros, los contextos: teléfono, e-mail, casa o centro comercial.

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David


Destacar también, que no todos los contextos tienen que estar en el mismo "sistema". Por ejemplo, el contexto de llamadas puede ser más productivo tenerlo en el móvil para aprovechar los tiempos muertos que puedas tener y no depender de estar delante del ordenador o en la oficina.

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Una idea original e interesante para explorar. Gracias por compartirla. No puedo opinar sobre ella ya que dispongo de un único sistema.

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Gracias JM, mucho más claro ahora. Lo que me sigue confundiendo es el hecho de saber que las teorías que son válidas hoy mañana ya no lo son y viceversa. Yo pensaba que la técnica de los cuadrantes era la mejor hasta que leí este post... Seguiremos aprendiendo :-)
SM
.-= Lo último en el blog de Senior Manager ..Ya encontré empleo ¿Debo seguir gestionando mi red social profesional? =-.

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David


Senior manager: eso siempre a ocurrido y ocurrirá, se llama evolución y gracias a ello estamos donde estamos ;-)

Respecto al GTD o cualquier sistema de productividad, salvo que tu trabajo sea muy rutinario, siempre vas a tener que evolucionar ese sistema hacia una más eficiente o más adaptado en el futuro. Por ejmplo, yo empece con un sistema basado en outlook y PDA, y ahora tengo uno basado en listas en excell y Blackberry

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Esa es para mí una de las grandes fortalezas del sistema GTD: puedes evolucionar el sistema sin necesidad de cambiar la metodología :-)

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Como dice David, en eso consiste la evolución... :-) Los cuadrantes siguen siendo válidos para un volumen de tareas pequeño con importancia y urgencia claramente definidas y estables. Cuando las tareas son muchas, y las urgencias e importancias pueden cambiar en cualquier momento, el sistema de los cuadrantes se queda corto.

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Gracias David... Entiendo lo de la evolución, pero no me refería a eso, sino a los cambios de modelos tipo 360º grados... No creo que el modelo de panel haya evolucionado hacia el de contexto, es simplemente una teoría contra otra... ¿quién me asegura que mañana saldrá un experto asegurando que el de paneles es mejor?

Es cómo el tema del vino en las embarazadas (malo o bueno) o de las propiedades médicas del cannabis o de si es mejor prepararse o no para una entrevista laboral, por ejemplo... a eso me refiero.
Es decir; que entiendo... ¡vale muy bien! no es por no entenderlo, es que a veces no está claro qué es mejor.
Saludos
SM
.-= Lo último en el blog de Senior Manager ..Ya encontré empleo ¿Debo seguir gestionando mi red social profesional? =-.

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David


Bueno Senior, yo creo que lo mejor es aquello que te haga ser productivo independientemente de la moda. El problema se plantea en cómo se que estoy siendo todo lo productivo que puedo. Existen varios factores que nos pueden ayudar a saberlo o al menos a hacernos una idea.

Yo por ejemplo, utilizo algo de GTD, algo de gestión de prioridades, algo de aquí y de allá. Busco lo que es mejor para mi, y para mis clientes claro. No hay nada que sea mejor que nada si ello no te sirve. son teorías, y como tal se debe evaluar que su aplicación prática es válida.

Respecto al vino, cannabis y demás... prefiero no pronunciarme ;-)

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