GTD: ¿Qué Hacer con la Próxima Acción?

Una vez tengas claro cuál es realmente la próxima acción, se plantean ante ti tres opciones:

• Hacerla, siempre y cuando la acción requiera menos de dos minutos
• Delegarla, tanto si tú no eres la persona más idónea para llevar a cabo la acción, como si piensas que delegar te puede permitir liberar tiempo para centrarte en otras cosas más importantes sin que el resultado final se vea comprometido
• Aplazarla, para hacerla en otro momento más adecuado

Si la próxima acción requiere menos de dos minutos, lo inteligente es hacerla de inmediato, aunque no se trate de nada prioritario. Este principio es conocido como regla de los dos minutos, uno de los elementos más populares de la metodología GTD.

Pero ¿por qué dos minutos?, se preguntan muchos. La respuesta es sencilla: dos minutos es una estimación aproximada del umbral de eficiencia. Esto significa que el beneficio que puedes obtener de anotar la próxima acción, organizarla y evaluarla no se justifica si vas a tardar más en hacer todo eso que en llevar a cabo la propia tarea.

De hecho dos minutos es una cifra aproximada. Si dispones de tiempo suficiente para procesar tu bandeja de entrada y ves que ampliar hasta cinco o incluso diez minutos te permite hacer y completar un buen número de cosas, el principio anterior sigue siendo válido.

Si aplicas bien la regla de los dos minutos experimentarás una mejora espectacular en tu productividad, pero ten cuidado porque es fácil distraerte y que alguno de esos «dos minutos» se convierta en media hora. Como ya has visto, es normal que inicialmente infraestimes el tiempo que vas a necesitar para realizar tus acciones, por lo que una buena práctica cuando comiences a aplicar esta regla es cronometrarte de vez en cuando para ver cómo de precisas son tus estimaciones de tiempo.

En cuanto a la delegación de próximas acciones, la recomendación de David Allen, sobre todo en entornos laborales, es hacerlo dejando constancia escrita de ello. Otros métodos, como por ejemplo una conversación o un mensaje en un buzón de voz, pueden parecer más eficientes por la inmediatez con la que puedes llevar a cabo la delegación, pero sin embargo hacen más difícil la localización posterior de la tarea y pueden dar lugar a interpretaciones erróneas.

Delegar próximas acciones es algo que por lo general puedes hacer en menos de dos minutos, así que en la práctica tu decisión ante una próxima acción se resumirá con frecuencia en decidir si hacerla en menos de dos minutos o aplazarla. Una de las habilidades clave que precisamente debes desarrollar para implantar GTD con éxito es ser capaz de identificar con rapidez y precisión qué próximas acciones debes hacer en menos de dos minutos y cuales debes aplazar.

A la hora de delegar hay que tener también en cuenta que en muchos casos te puede interesar hacer un seguimiento de la tarea delegada para asegurarte de que la acción se completa efectivamente. Este es un aspecto a la vez crucial y complejo de GTD, por lo que le dedicaremos una o más entradas específicas más adelante.

Por último, verás que tienes muchas próximas acciones que requieren más de dos minutos para ser completadas y que además no puedes delegar. En este caso debes aplazarlas, es decir, ir poniéndolas por escrito según las vayas procesando para poder organizarlas en la siguiente fase de GTD.