GTD: Cómo Identificar tus Próximas Acciones y Proyectos
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Ya sabes qué hacer cuando no hay próxima acción pero lo habitual es que tengas que hacer «algo» con muchas de las cosas que en su día recopilaste. En realidad, la razón principal para procesar es decidir qué hacer.
La próxima acción que debes realizar sobre una «cosa» es la siguiente actividad física, visible y necesaria para que la situación de esa «cosa» avance.
Por otra parte, un proyecto es cualquier resultado que quieras conseguir y que requiera más de una acción para completarlo. En ocasiones, cuando el número total de acciones es muy elevado, puede resultar útil fragmentar un proyecto en varios subproyectos.
Identificar cuál es la próxima acción no debería ser difícil pero lo que a menudo sucede es que no tienes claros todos los pasos, las acciones necesarias para terminar algo, y por tanto no sabes cuál de ellos es realmente la próxima acción.
Además, suele ocurrir que a primera vista parece bastante claro cuál es la próxima acción y que sólo más tarde descubres que esa primera impresión estaba equivocada. Por eso procesar bien exige aprender a pensar mucho y rápido, o de lo contrario los resultados pueden llegar a ser bastante frustrantes.
A raíz de usar GTD he comenzado a observar la tendencia generalizada a trabajar con objetivos aparentemente claros pero difusos en realidad.
No me refiero únicamente a usuarios de GTD, sino en general. Cuando comentas que un proyecto del tipo «contratar a un nuevo empleado» puede suponer un mínimo de 100 próximas acciones – suelen ser más desde que se consigue la aprobación para iniciar el proceso hasta que la persona está plenamente incorporada a la empresa – la gente te mira como si estuvieras loco.
Esta falta de claridad sobre las acciones concretas que hay que realizar, hace que a menudo se confundan sub-proyectos con próximas acciones y que consecuentemente se infraestimen los recursos necesarios para terminar el proyecto. Por eso luego se incumplen plazos o hay que trabajar a destajo para cumplirlos.
Por ejemplo, «quedar con alguien para hablar de algo» no es una acción. ¿Cuándo vas a quedar? ¿Cómo lo vas a confirmar? ¿Por e-mail? ¿Tienes ya la dirección o debes pedírsela aún a la otra persona?
«Decidir algo» tampoco es una acción. Seguramente para poder decidir algo necesites una acción previa que te proporcione la información necesaria para tomar la decisión. Por ejemplo «preguntar a Juan (tu jefe) qué opina de la propuesta».
Esto es importante y debes tenerlo en cuenta a la hora de escribir lo que tienes que hacer: las acciones no sólo tienen que ser actividades físicas y visibles, sino que además deben requerir tiempo.
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