GTD: Recopilar es Llenar el Cesto

Sólo te puedes sentir bien por lo que no estás haciendo cuando sabes lo que no estás haciendo. David Allen

En entradas anteriores hemos visto que recopilar es el primer paso hacia la productividad y también unas breves nociones sobre cómo recopilar con éxito y algunas herramientas de recopilación.

A primera vista, recopilar puede parecer algo sencillo e intrascendente, cuando en realidad no es ni lo uno ni lo otro.

No es que recopilar sea complicado, que no lo es, sino que recopilar bien, sin dejarnos «cosas» fuera del cesto, no es ni tan rápido ni tan sencillo como puede parecer cuando nunca se ha hecho.

Según el propio David Allen, una recopilación completa, al 100%, puede llevar entre una y seis horas de media e implica, entre otras cosas, llevar a cabo un «barrido exhaustivo» de todas y cada una de tus zonas de almacenamiento.

Una recopilación completa, por otra parte, tiene la trascendencia de ser uno de los requisitos indispensables para alcanzar el estado de la mente como el agua que nos promete GTD. Si la recopilación que haces es superficial e incompleta no conseguirás vaciar tu mente y estarás poniendo a riesgo tu implantación de GTD.

Como ya sabes, parte de la potencia del método GTD procede de separar claramente las distintas fases o pasos que lo componen.

En el caso concreto de la fase de recopilación, las ventajas de hacerlo como un paso independiente son diversas:

• Recopilar te permite hacerte una idea del volumen de material al que deberás enfrentarte más tarde
• Al finalizar esta fase es cuando comienzas a ver el «final del túnel» y a disfrutar, a modo de aperitivo, de la sensación positiva que genera ser productivo
• Evitas cualquier tipo de distracción durante las fases siguientes de procesar y organizar, ya que minimizas el riesgo de echar algo en falta. En otras palabras, permite que abordes esas fases en condiciones óptimas de concentración y control

Recopilar es especialmente útil para reunir todas esas cosas no tan importantes y no tan urgentes que, precisamente por no serlo, has ido dejando por ahí.

Incluye desde la tarjeta de visita que alguien te dio hace meses, y que aún conservas en la cartera, a esa pieza que un día encontraste en el suelo a llegar a casa y dejaste en la mesita de la entrada. Al recopilar también tendrás que enfrentarte a todas esas cosas que rondan por tu cabeza fastidiándote pero sobre las que aún no has decido si hacer algo u olvidarte de ellas de una vez.

No son cosas urgentes y la prueba es que el que no hayas hecho nada respecto a ellas hasta ahora no ha tenido mayor trascendencia. Tampoco son importantes pero podrían serlo y por eso no te has deshecho de ellas. Al seguir existiendo, siguen llamando tu atención de cuando en cuando y, cada vez que lo hacen, consumen parte de tu energía mental.

El gran riesgo de este paso inicial de la metodología GTD es subestimar su importancia de cara a los siguientes pasos. Todos creemos que sabemos recopilar y seguramente sea cierto en el sentido coloquial del término. Lo que probablemente no sea tan cierto es que todos sepamos recopilar desde el punto de vista de GTD. La prueba es que, en la práctica, tenemos innumerables bandejas de entrada «extraoficiales» y, aún peor, ignoramos que muchas de ellas lo sean.

Por eso en las próximas entradas veremos paso a paso cómo hacer un «barrido» a fondo, tanto físico como mental, para que puedas localizar todos tus incompletos y reunirlos en un único sitio: tu bandeja de entrada «oficial», esa especie de cesto virtual desde donde podrás procesarlos en la siguiente fase.

Mientras tanto quizás te interese echar un vistazo a la lista de enlaces sobre el paso Recopilar que «recopiló» recientemente Àlex Bergonzini en su blog.