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GTD: La Productividad no es la Herramienta

| tiempo de lectura 2:09'

Observo habitualmente un gran interés, en mi opinión algo desproporcionado y en ocasiones incluso obsesivo, por los diversos gadgets y herramientas informáticas existentes para soportar la implantación de GTD.

Sé que esta metodología goza de especial predicamento entre los perfiles técnicos en general y los informáticos en particular, y por tanto entiendo que haya curiosidad por saber más acerca de cualquier nueva aplicación, herramienta o dispositivo informático que aparezca en el mercado.

Sin embargo me parece crítico que seas capaz de mantener la perspectiva y no sobrevalorar la importancia de las herramientas de cara a implementar GTD con mayor o menor éxito.

David Allen habla muy claro al respecto cuando trata el tema de las herramientas. Allen es completamente agnóstico en este sentido y no da más importancia a una herramienta concreta sobre las demás ni tampoco a las que él denomina de alta tecnología frente a las de baja tecnología.

Lo único importante en una herramienta es que cumpla bien su cometido, no que sea más o menos sofisticada.

Las personas que usamos GTD desde hace tiempo sabemos que disponer de una herramienta que se adecue a nuestras necesidades concretas es un requisito necesario para implantar GTD con éxito, pero también sabemos que no es suficiente.

No te engañes: por excelente que pueda ser una herramienta nunca podrá sustituirte.

La herramienta puede ayudarte a recopilar mejor y en menos tiempo, a procesar más fácilmente, a organizar de forma más eficaz de forma que puedas acceder a tus acciones de modo más sencillo. Puede incluso serte útil a la hora de evaluar cual es la próxima acción… Pero en ningún caso la va a hacer.

Y al final, como bien dice Berto, los cuatro pasos anteriores no sirven de nada si no haces.

Lo primero a la hora de implantar GTD, si es que realmente estás comprometido a hacerlo, no es buscar la herramienta más puntera ni el gadget de última generación. Lo primero es leerte el libro de David Allen al menos un par de veces hasta que realmente te hayas «empapado» de todos y cada uno de los conceptos que forman GTD. Sólo entonces estarás en condiciones de abordar la implantación con alguna probabilidad de éxito.

Lo siguiente es seguir los consejos de David Allen para implantar el método por primera vez. Ponerlos en práctica es mucho menos sencillo de lo que parece al leerlos. Como recomienda Jeroen Sangers, comienza con herramientas de baja tecnología y mantente con ellas al menos los primeros meses hasta dominar la metodología.

A partir de ahí podrás hacer lo que quieras en términos de herramientas. Pero no te recomiendo que lo intentes antes o tus probabilidades de éxito son escasas.

Por mala que sea tu herramienta, puedes implantar GTD con éxito si dominas la metodología. Por buena que sea la herramienta, nunca implantarás GTD con éxito si no dominas la metodología.

La productividad no es la herramienta, es lo que tú obtienes cuando aplicas correctamente la metodología GTD.

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Comentarios

Daniel Aguayo avatar
Daniel Aguayo


Excelente artículo. Hay tendencia a probar muchas herramientas con la esperanza inconsciente de que encontremos una con la que el trabajo se reduzca a la mitad, y eso no va a pasar nunca. Es bueno mejorar las herramientas, pero dedicarse continuamente a buscar una mejor que la que tenemos es a menudo una excusa para procrastinar.

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Comparto lo que dices sobre que es bueno mejorar pero sin convertirlo en excusa para procastinar. Es importante no olvidar que la herramienta es un medio y no el fin.

Waterhouse avatar
Waterhouse


Yo aún estoy leyendo el libro, pero tengo muy claro que mi herramienta de GTD será de baja tecnología aún disponiendo de dispositivos de alta tecnología que me podrían servir perfectamente, pero soy totalmente consciente de que si cojo el móvil o un ordenador para recopilar, procesar u organizar, haré cualquier cosa menos esto, así que un bolígrafo y una libreta me darán más productividad que cualquier otra cosa. Claro que tampoco descarto en un futuro cambiar de herramientas por necesidad.

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Me parece una muy sabia decisión. Cuando lleves una temporada usando herramientas de baja tecnología estarás en mucho mejores condiciones para decidir qué herramienta de alta tecnología se adapta mejor a tus necesidades.

Jeroen Sangers avatar
Jeroen Sangers


Unas palabras muy ciertas, escrito por el hombre con el sistema de productividad más complejo que conozco. ;-)

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Es cierto que mi sistema de productividad es técnicamente muy complejo: MindManager+ResultsManager+GyroQ+MindReader pero posiblemente sea uno de los más potentes y completos que existe en formato electrónico.
Diré en mi descargo que llevaba usando GTD más de un año cuando lo desarrolle :-)

Isidoro avatar
Isidoro


Hola, donde me puedo informar sobre tu método MindManager+ResultsManager+GyroQ+MindReader ??

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El mejor sitio, por no decir el único, es ActivityOwner (en inglés). Mi versión de MindReader es diferente pero el concepto es el mismo. Yo comentaré con más detalle mi solución en el blog pero será más adelante.

Isidoro avatar
Isidoro


Gracias :)

Estevo Raposo avatar
Estevo Raposo


En linea con esto, abandoné la costumbre de explorar software o aplicaciones web para implementar GTD, probablemente habrá alguna mejor que la que yo uso (Thinking Rock), pero es más productivo dedicar el tiempo a releer a Allen (y otros expertos en GTD) que a buscar y probar herramientas que, como bien se explica aquí, no mejoran por sí mismas nuestra metodología.

Me quedo con esta frase: "Por mala que sea tu herramienta, puedes implantar GTD con éxito si dominas la metodología. Por buena que sea la herramienta, nunca implantarás GTD con éxito si no dominas la metodología."

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Me alegro que te haya gustado la frase. Como apunto en el post, creo que las personas que usamos GTD desde hace algún tiempo sabemos que la productividad depende muy limitadamente de la herramienta y mucho del dominio de la metodología.

Jaime Izquierdo avatar
Jaime Izquierdo


Hola José Miguel,

Totalmente de acuerdo, me has recordado mis tiempos anteriores de CRM... los clientes nos pedían que les instaláramos una herramienta CRM y podríamos habernos hinchado a vender (y tener luego muchos clientes descontentos), pero preferíamos empaparles de lo que quiere decir CRM antes de vender herramientas. Luego muchos desistían porque no tenían siquiera los mínimos para implantar la metodología con éxito.

Ya sabes, 'Cuestión de Personas, no de Tecnología'. Siempre es lo mismo.

Estupendo una vez más.

Gracias por la oportunidad de comentar y un saludo muy cordial,

Jaime

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Gracias, Jaime. La obsesión por la herramienta no ocurre sólo en el ámbito de GTD y la experiencia que nos comentas es buena prueba de ello. Como bien dices, "siempre es lo mismo" ;-)

Miguel de Luis avatar
Miguel de Luis


De acuerdo, José Luis, ahora bien, también hay otras metodologías, no es sólo GTD, como bien sabes.

Centrándome más en el post, diré que apuesto a que muchas veces, la eterna búsqueda por la herramienta perfecta puede ser contraproducente. Por ahora, y mientras no me asegure una conexión 24h a internet móvil, me quedo con el papel.

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El papel nunca falla. Buena decisión. Hay otras metodologías que complementan a GTD pero no conozco ninguna que lo sustituya ni que lo mejore. Si conoces alguna, me encantaría ampliar horizontes :-)

David Sánchez avatar
David Sánchez


Es cierto que la herramienta no da la metodología, pero si que es fundamental para poder hacer una buena explotación de la misma ¿no?. Otra cosa es la complejidad de dicha herramienta. En mi caso, aún no he encontrado nada que me satisfaga y en consecuencia no termino de usar GTD correctamente ni al 100%. Quizás debería hacer un "reseet" y empezar de cero... ¿Sugerencias? ;-)

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Es importante pero, en mi opinión, no fundamental. Lo importante es respetar la secuencia: conocer GTD, usar GTD, dominar GTD... todo lo que quieras relativo a herramientas. Si antepones lo último a las fases clave iniciales, creo que arriesgas el éxito de la implementación.

JMO avatar
JMO


Bueno, después de mucho tiempo estando de acuerdo con lo que dices, creo que me he ganado el derecho a discrepar :)
Lo cierto es que no puedo estar de acuerdo, sin una buena herramienta para muchas personas GTD es sencillamente inviable. En mi caso, trabajo con Office, CRM y un ERP, tanto en la oficina, como en casa o el móvil. No puedo sacar los contenidos del entorno en que trabajo para pasarlos a otro. Me llevarían más tiempo los preparativos que el trabajo.
He adoptado un sistema centralizado en OneNote, ya que me resulta muy fácil mantener la conexión entre éste y las demás herramientas, y a muchas personas les ha interesado el método porque iba con el sistema incluido, de lo contrario...
Por supuesto es muy importante la metodología, pero más aún creo que es la necesidad de que se apdapte a tu trabajo, y para eso son necesarias las herramientas.

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Aquí todo el mundo tiene derecho a discrepar, haya o no estado de acuerdo antes ;-)
Bromas aparte, la herramienta es importante y personalmente uso una que he desarrollado yo mismo tras muchas horas de trabajo. Sobre lo que quiero llamar la atención es sobre la secuencia que comentaba anteriormente. No anteponer el encontrar una herramienta a dominar la metodología. Lo único verdaderamente esencial e indispensable para usar GTD con éxito es dominar la metodología. La herramienta puede luego ayudar, y mucho, pero nunca sustituirá a la metodología.

Fernando Álvarez avatar
Fernando Álvarez


Estoy de acuerdo en separar método de las herramientas, y en GTD lo importante es lo primero. Aunque si opino que ciertas herramientas (distintas para cada persona según gustos y necesidades) pueden hacernos más cómodo el implementar y mantener los distintos procesos del método. A mi concretamente me es muy práctico combinar mi Blackberry con el Outlook, no es nada muy sofisticado y me facilita tener fáciles y múltiples copias de seguridad, no tener que reescribir nada, solo modificar lo que proceda (fechas, categorías, etc.), me ocupa y pesa poco y simplifico el numero de herramientas, solo dos para todo.
Un abrazo,
Fer

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Las herramientas son muy importantes y nos hacen la vida más fácil y cómoda. Lo que considero clave es evitar caer en el error habitual de sobrevalorar la herramienta por encima del dominio de la metodología.

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