GTD: Cómo Hacer una Recopilación Física

Para comenzar a llenar el cesto, lo primero que debes hacer es buscar todo aquello que no esté en su sitio (porque aún no lo tenga o porque lo has dejado intencionadamente fuera de él por cualquier motivo) y colocarlo en tu bandeja de entrada «oficial».

A la hora de llevar a cabo este barrido físico exhaustivo de tu espacio habitual de trabajo hay cuatro categorías de cosas por las que, en principio, no deberías tener que preocuparte:

• Suministros: material de papelería, pilas, tarjetas de visita, chicles…
• Material de consulta: manuales, horarios, listas de teléfonos y direcciones, diccionarios…
• Objetos de decoración: fotos, adornos, recuerdos o plantas…
• Dispositivos: teléfono, impresora, fax, muebles de oficina, papelera…

Todas estas cosas tienen en común que, por lo general, no son accionables. Es importante en cualquier caso que verifiques que es así, ya que de lo contrario deberían ir también «al cesto». Si tu cajón de suministros está vacío, la planta se ha secado y la impresora no tiene papel, entonces sí debes tener en cuenta estas categorías porque es posible que descubras más elementos que requieran una acción por tu parte.

Al llevar a cabo una recopilación física lo normal es que te encuentres con todas, o al menos gran parte de, estas situaciones:

• Que un determinado elemento sea mucho más grande que la bandeja de entrada: En este caso lo que recomienda David Allen es que escribas una nota en un trozo de papel que te sirva de recordatorio a la hora de procesar y que eches la nota «al cesto» en lugar del elemento
• Que tengas más cosas de las que caben en una única bandeja de entrada: Es una situación más que probable, sobre todo la primera vez que te dispongas a hacer una recopilación física. Es importante que a la hora de procesar puedas mantener contacto visual con todo lo que hay en «el cesto», por lo que lo más recomendable es que vayas apilando las cosas alrededor de la bandeja de entrada «oficial» una vez que ésta se llene
• Que puedas eliminar muchas cosas de forma instantánea según las ves. Un aspecto importante que debes tener en cuenta es que no debes perder tiempo pensando si tirar algo o no. Si dudas, échalo «al cesto», ya que más adelante tendrás la oportunidad de decidir qué hacer con ello. Recuerda que el objetivo de la fase Recopilar es «llenar el cesto» lo antes posible
• Que te infecte el virus de la limpieza y la organización y te dé por limpiar y organizar toda la casa. En principio esto no debería ser un problema siempre y cuando estés seguro de que vas a poder tener tiempo suficiente para hacer lo que quieres hacer en relación con GTD. De lo contrario no deja de ser una forma más de procrastinar
• Que encuentres cosas que ya hayas anotado en alguna lista con anterioridad. En este caso lo mejor es que vuelvas a echarlas «al cesto», ya que así podrás asegurarte de tener un sistema coherente y de evaluarlo todo con un criterio homogéneo
• Que descubras un recordatorio de algún asunto urgente que se te había olvidado o traspapelado. El primer impulso en estos casos es caer en la tentación de dejarlo todo y hacer eso tan urgente. Sin embargo, a no ser que sea algo realmente crítico, es mejor que también lo eches «al cesto» para procesarlo más adelante. Al fin y al cabo ya llegas tarde y unas horas más o menos no deberían marcar una diferencia. Si esto no es posible porque se trata de algo verdaderamente crítico, entonces hazlo, porque al menos así te lo quitarás de la cabeza

En cuanto a la secuencia a seguir, la recomendación de David Allen es que comiences por tu mesa de trabajo, ya que muchas personas la utilizan como bandeja de entrada «extraoficial» para cartas, mensajes, recados telefónicos, notas de reuniones, etc. Una tentación también habitual es pensar que ya sabes lo que hay ahí y optar por no tocarlo. Ten en cuenta que eso es precisamente lo que no te ha funcionado hasta ahora, así que resiste la tentación y échalo todo «al cesto».

Lo siguiente es recorrer los espacios superiores, es decir, lo que típicamente dejamos en la parte superior de muebles y armarios: revistas apiladas, correo, carpetas, material de apoyo para proyectos… Luego hay que mirar dentro de los armarios. Son el sitio ideal para guardar cosas que en su día tuvieron un valor sentimental pero que ahora ya no significan nada: diplomas, trofeos… Decide si todos esos objetos siguen teniendo valor para ti y si no, tíralos. En caso de duda, échalos también «al cesto».

El siguiente paso es revisar suelos, paredes y estanterías, aplicando el mismo enfoque que en los espacios superiores o los armarios. Aprovecha también para echar un vistazo a los dispositivos y a los muebles. ¿Está todo bien? ¿Falta, sobra o hay que cambiar algo? Si la respuesta es positiva en algún caso, escribe una nota al respecto y échala «al cesto».

Para terminar debes comprobar todos esos otros lugares que usas como bandejas de entrada «extraoficiales» fuera de tu espacio habitual de trabajo: desde la guantera del coche a tu mesilla de noche. Si tienes un lugar de trabajo alternativo al habitual, también debes incluirlo, ya que el objetivo de esta parte de la recopilación es asegurarte de que no queda ningún incompleto por procesar en ningún sitio.