Óptima Infinito

El Blog de José Miguel Bolívar

Optima infinito

El Consejo de los Viernes: Delega

| tiempo de lectura 2:10'

Los profesionales eficaces delegan. En saber delegar consiste, de hecho, buena parte de su eficacia.

Delegar te permite liberar tiempo para centrarte en las cosas realmente importantes.

Una forma sencilla de evaluar tu capacidad de delegar es observar si las personas de tu equipo soportan una carga de trabajo equivalente a la tuya. Si la respuesta es negativa, seguramente tengas espacio para mejorar en este área.

La no-delegación es con frecuencia resultado de un círculo vicioso. Aunque haya personas en el equipo en quienes se podría delegar, seguramente necesitan una formación específica previa. Sin embargo, como no tienes tiempo para formarlas (porque no delegas), no puedes delegarles nada (por lo que seguirás sin tener tiempo).

Si este es tu caso, debes salir del círculo lo antes posible.

Lo primero es identificar un proyecto concreto del que seas responsable, pero que consideres que podrías delegar en un momento dado. Un buen lugar por el que comenzar son los proyectos de carácter repetitivo, como por ejemplo informes mensuales, ya que son los que te darán un mayor retorno sobre la inversión de tiempo que hagas.

Cuando tengas claro qué proyecto vas a delegar:

  1. Identifica las tareas que consumen más tiempo por tu parte y que crees que podrían ser hechas por otros
  2. Evalúa qué tipo de conocimientos y habilidades son necesarios para llevar a cabo el proyecto
  3. Busca a la persona de tu equipo que mejor se adapta a ese perfil de conocimientos y habilidades
  4. Explícale en qué consisten las tareas e invítale a que las haga conjuntamente contigo la primera vez. La segunda vez tendrá que hacerlas ella sola pero tú debes permanecer a su lado para poder resolver de forma inmediata cualquier duda
  5. A partir de ese momento, deja claro como localizarte en caso necesario y permanece localizable. Es normal que la persona que has elegido esté nerviosa la primera vez que tenga que llevar a cabo la tarea por sí sola y sin que tú estés a su lado, así que es importante que sepa que puede acudir a ti, y que vas a estar disponible, en caso necesario
  6. Es probable que la tarea no esté perfecta la primera vez. Destaca las partes positivas, da feedback constructivo sobre las áreas a mejorar y, sobre todo, agradece el trabajo hecho y el tiempo dedicado. La persona sentirá que su esfuerzo es reconocido y valorado y eso la animará a seguir mejorando a lo largo del tiempo

Una vez hayas delegado con éxito este primer proyecto estás en condiciones de seguir aplicando el mismo proceso a otros proyectos, cada vez de mayor complejidad.

Es posible que al principio tengas la sensación de que hubiera sido más rápido y sencillo si lo hubieras hecho tú mismo. De hecho es probable que sea realmente así las primeras veces.

Sin embargo esto cambiará en la medida que las personas en quienes vas delegando tareas adquieran el nivel de soltura necesario, proceso bastante rápido por lo general.

A partir de ese punto empezarás a notar que dispones de mucho más tiempo para dedicar a esas otras cosas más importantes que sólo puedes hacer tú.

Post relacionados

Comentarios

Juan Martínez de Salinas avatar
Juan Martínez de Salinas


Buenos días JM,

La falta de delegación en las personas de escalafón medio y alto es un mal endémico. Cuando mucha responsabilidad de ir agobiados es de ellos. No se dan cuenta que invirtiendo un poco de tiempo al principio en enseñar a personas de sus equipos para que sepan hacer determinadas tareas les proporcionará mucho más tiempo disponible para centrase en sus tareas vitales de trabajo. Por supuesto, que si las hacen ellos tardan menos, sin embargo, el problema es cuando quieren hacer ellos todo porque ahí suelen existir medidos internos por los que no querer soltar sus dominios por tener mentalidad 1.0. El delegar no supone eliminar las responsabilidades sobre esas tareas porque se deberá de hacer un seguimiento y evaluación para ver los avances.

Saludos y buen fin de semana,

Juan

 avatar


Delegar no es tan difícil como muchos piensan, aunque no sea precisamente fácil. Al final tiene que ver mucho con la actitud ante el trabajo y la vida. Si delegas estás estableciendo una relación ganar-ganar con la persona en quien delegas. Hay quien confunde delegar con pasar el tema a otro y desentenderse de él o con quitarte de encima los temas más aburridos o desagradables pasándoselo a otro. Eso evidentemente no es delegar. Detrás de estas actitudes reticentes a delegar hay mucha inseguridad personal que se expresa como desconfianza

Jeroen Sangers avatar
Jeroen Sangers


Un tema muy interesante. Creo que la mayoría de la gente delegan al menos unas tareas en su trabajo, pero quién delega también tareas personales a casa? Además de la típica señora de limpieza, no conozco muchos ejemplos. ¿Qué tareas estáis delegando?
.-= Lo último en el blog de Jeroen Sangers ..Vota por El Canasto =-.

 avatar


Todo lo delegable!! Soy un "master delegator". Es fundamental para ser productivo y para poder centrarte en lo importante. No hay otra alternativa. Puedes delegar y seguir siendo incompetente pero es imposible ser competente si no delegas

Alberto Barbero avatar
Alberto Barbero


Hola, José Miguel:

Me parecen muy delicados los pasos 4 y 5 porque la complejidad del proceso de delegación no es tanto técnica cuanto emocional. Vértigos para el que delega y para el que lo asume.

Creo que hay que poner especial atención a la transmisión de confianza. Estando al lado del otro y hablándole de nuestra disponibilidad podemos caer en la tentación de "hacer de copilotos inseguros".

Soy más partidario de establecer unos hitos de seguimiento y de ayudar en la planificación para acabar verbalizando la confianza en que lo sabrá hacer bien...

 avatar


Hablaba en una entrada reciente del umbral de frustración... Creo que hemos entrado últimamente en una espiral un tanto absurda con este tema. Tal vez sea porque me forjé profesionalmente en una empresa donde delegar era parte esencial de la cultura. Hablo de delegar estilo: "Este es el objetivo, estos son el material y las herramientas, ahí tienes el manual o el curso... Búscate la vida pero hazlo bien y en plazo". Es duro aprender así, no voy a negarlo, pero es reconfortante y enriquecedor. Lo mejor que he tenido hasta ahora en mi carrera profesional han sido jefes que delegaban mucho y bien. Creo que en muchas empresas españolas se peca de un excesivo paternalismo y esa es una de las muchas causas de nuestra baja productividad

Formacion y Talento avatar
Formacion y Talento


Hola Jose Luis.Por desgracia he conocido muchos ejemplos de personas que son incapaces de delegar. Aunque parezca contradictorio creo que es una de las principales competencias de un líder; en la mayoría de las ocasiones no delegar muestra inseguridad ("lo hago yo porque los demás no van saber")...¿Se habrán molestado en formar a sus colaboradores y otorgar un mínimo de confianza?

Saludos, Oliver

 avatar


Estoy de acuerdo contigo. Ahora bien, si eres incapaz de delegar, ¿qué haces liderando un equipo? Delegar no es una opción, va con el puesto...

Senior Manager avatar
Senior Manager


Delegar es más simple de lo que parece pero más delicado de que lo implica.
Particularmente tuve que aprender a delegar, pues tendía a hacer todo yo, buscando "la perfección"... Una gran jefa me enseño que nada es perfecto y que no dleegar me condenaba al sobre esfuerzo innecesario.
Ahora delego, y se podría decir que es una especie de arte, pues hay que mezclar un poco de psicología con sentido común y un toque de paciencia, cuando no todo sale como "lo esperaba".
Buen post.
Slds
SM
.-= Lo último en el blog de Senior Manager ..Prohibido completamente el uso de dispositivos con acceso a Internet durante las reuniones de empresa =-.

 avatar


Gracias, Senior. Así es. La paciencia es fundamental. Hay que exigir pero sin tensar en exceso. Se trata de que la otra persona tenga que esforzarse, salir de su zona de confort, pero tampoco que se frustre y se desmotive. Es un arte. Es cierto. Pero también se puede aprender

Ruben Muñoz avatar
Ruben Muñoz


¿Y que ocurre cuando formas parte de la zona baja de la estructura? No es facil delegar a tu n+1 una tarea que hacerla, le situa a un nivel inferior (y aun peor si es algo mecanico y repetitivo que no aporta valor).

Lo habitual es la delegacion aguas abajo. Es mas, este sentido del flujo supone que los de abajo nos encontramos con nuestras tareas, mas la suma de las que bajan de arriba, por lo que delegar es una necesidad primordial para nosotros.

¿alguna pista de como delegar contracorriente?

 avatar


Delegar no sitúa a nadie en un nivel inferior sino todo lo contrario: se delega en la persona mejor preparada y más capaz. Este malentendido surge porque mucha gente confunde delegar con "echar el muerto" a otro. Personalmente no acabo de ver como delegar contracorriente. Entiendo que se delega en horizontal o hacia abajo en una jerarquía. Tampoco tiene sentido que "los de abajo" soporten toda la carga de trabajo. Eso tampoco es delegar. Se debe entender que delegar es un juego de suma positiva donde ambas partes ganan. Al menos así lo veo yo y sé que es posible

jvarper avatar
jvarper


Un comentario y una pregunta:

El punto 4 me parece fundamental: enseñar a desempeñar la tarea delegada sobre todo si tienen cierta dificultad o se realizan sobre sistemas "críticos". Creo que lo ideal sería realizarla en tres pasos: 1) yo lo hago él/ella mira, 2) él/ella hace y yo corrijo sobre la marcha y 3) él/ella hace y yo miro realizando comentarios sólo al final.

Por otra parte, la pregunta sería acerca de si existen diferencias hombre-mujer a la hora de delegar. En general, ¿se puede afirmar que las mujeres delegan menos porque consideran que tienen algo más que demostrar?

Saludos.

José Ramón

 avatar


En realidad todo depende de la complejidad de la tarea a delegar y del impacto que podrían tener los errores cometidos. En principio, cuanto antes se corte el "cordón umbilical" con la persona y ésta se vea en la situación de valerse por sí misma, mejor. Alargar la supervisión "de cerca" no suele evitar los errores posteriores sino que únicamente los pospone y además requiere mayor inversión de tiempo por parte de quien delega.
En cuanto a tu pregunta, algunos de los jefes que comentaba antes eran mujeres y no por ello menos "maestras" en el arte de delegar. Nunca he notado diferencias por género y personalmente creo que va más en el carácter de la persona y en su nivel de autoconfianza y madurez profesional.

Ruben Muñoz avatar
Ruben Muñoz


Asi es Jose, estoy totalmente de acuerdo con la teoria.Quizas es dificil de llevar a la practica, porque cada cosa que podria delegar (por capacidad y disponibilidad del otro) tengo la creencia de pasarle un marron.Total, que al final paso de pedir ayuda.

Me quedo con la idea del win-win,sobre todo hacer valer a la otra persona el win que se lleva.

Un reto, sin duda,pero tiene sentido.muchas gracias por las pistas.

 avatar


Es difícil y en las situaciones que comentas posiblemente aún más. También depende mucho del tipo de personas a las que puedas delegar, ya que hay personas que siempre quieren aprender cosas nuevas y otras que prefieren seguir viviendo cómodamente en su zona de confort. Sin embargo, si estás decido a delegar, seguro que antes o después encuentras una buena ocasión

Todo el contenido de Óptima Infinito, el Blog de José Miguel Bolívar, está bajo una Licencia Creative Commons 4.0 Internacional (Reconocimiento - Compartir bajo la misma Licencia).

2008-2020 José Miguel Bolívar - Algunos derechos reservados

Ir al contenido