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GTD: Cómo Evaluar la Validez de tu Sistema de Archivo

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Files, cortesía de T a k
Files, cortesía de T a k

Según David Allen, un buen archivo de consulta general es una de las oportunidades de mejora más importantes a la hora de poner en marcha un sistema basado en GTD, y por tanto debes considerarlo una de tus herramientas de productividad clave.

Es esencial, además, que tu sistema de archivo sea rápido, funcional y divertido de usar o, de lo contrario, te resistirás a usarlo y se resentirá todo el proceso.

A diferencia de otros sistemas de archivo tradicionales que suelen contener un único tipo de material (facturas, contratos, clientes…), un archivo de consulta general va a incluir cualquier cosa que quieras conservar en un momento dado, bien sea por su interés o por la utilidad de los datos que contiene: artículos, folletos, notas escritas a mano, faxes…

Una prueba sencilla para evaluar la validez de tu actual sistema de archivo de consulta general, si es que ya lo tienes, es cronometrar cuánto tardas en:

  1. Tomar un elemento de tu bandeja de entrada,
  2. Decidir que no requiere ninguna acción (es decir, que no es «accionable» en terminología GTD) pero que sí podría tener valor en un futuro como material de referencia y
  3. Archivarlo finalmente en un lugar donde puedas recuperarlo rápida y fácilmente en caso necesario

Si en llevar a cabo todo lo anterior tardas más de 1 minuto, es probable que tengas un buen número de documentos apilándose en tu escritorio, ya que tu sistema de archivo de consulta general no está optimizado y te invita a «amontonar» papeles en lugar de archivarlos.

No lo olvides: la única forma de archivar con eficacia es disponer de un sistema sencillo, divertido, moderno y completo. Lo contrario genera una resistencia inconsciente a vaciar las bandejas de entrada, ya que casi seguro contienen algo «archivable» y tu mente lo sabe.

También es muy importante que no haya diferencias en función del tipo del información que vas a archivar. En otras palabras, deberías sentirte igual de cómodo archivando algo nuevo que con un documento del que ya has archivado otros parecidos con anterioridad; no tendría que implicar más trabajo, o tiempo, archivar un documento extenso que una nota de papel.

Crear y organizar archivos requiere tiempo y esfuerzo y por eso mucha gente no los tiene o los tiene «de adorno», con todas las cosas amontonadas en la mesa, cajones o armarios.

Merece la pena por tanto que dediques tiempo a pensar cómo debería ser tu sistema de archivo de referencia para que sea algo realmente automático.

La semana que viene veremos algunos consejos basados en la experiencia del propio David Allen que pueden ayudarte a dar con la solución que mejor se adapte a tus necesidades. No faltes.

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Comentarios

healthyresources avatar
healthyresources


Hola José Miguel,

El sistema de archivo (tradicional o digital) y su mejora contínua es algo que me quita el sueño semana sí y semana también.

Ten por seguro que esperaré anhelante tus post y recomendaciones sobre el asunto y quedaré agradecido de cualquier mejora que se produzca ;-)

Saludos

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


@Luis: El tema del archivo es algo que muchos dan por casi obvio y en realidad es bastante complejo. La diferencia entre un sistema idóneo y uno que no es que el primero lo mantienes al día sin esfuerzo y te es útil mientras que el segundo se convierte en una obligación que al final ni mantienes ni aprovechas.
Espero que te gusten los consejos de la próxima semana.

Muchas gracias por pasarte a conversar.

JM

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