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GTD: Si Quieres Tiempo, Invierte Tiempo

| tiempo de lectura 2:39'
Time is money I, cortesía de mr. donb

A la hora de comenzar a implementar GTD es muy recomendable seguir el dicho popular «vísteme despacio, que tengo prisa«.

Como he explicado ya en alguna ocasión, GTD no es una metodología difícil pero requiere seguir con rigor una serie de principios básicos si queremos realmente disfrutar de las ventajas que ofrece.

Por eso es importante que, cuando vayas a empezar a aplicar GTD, te prepares para hacer una inversión importante de tiempo, la cual, en la mayoría de los casos incluyendo el mío, suele ser de un par de días completos, aunque podría extenderse más.

Si no quieres invertir ese tiempo, no todo está perdido. Cualquiera de los pasos que iremos viendo sobre como implantar GTD te resultará útil independientemente del tiempo que quieras dedicarle. No tienes por qué invertir dos días completos para beneficiarte de estas técnicas y principios: empezarás a ver las ventajas de aplicarlas de forma casi inmediata.

De todos modos te recomiendo muy en serio que hagas el esfuerzo por dedicar esos dos días. Ahora que se aproxima la época vacacional por excelencia es un muy buen momento. Yo implanté GTD durante unas vacaciones de verano, no sólo porque me hubiera resultado muy difícil disponer de dos días completos en cualquier otro momento sino porque el estado mental también es distinto en vacaciones.

¿Cómo es posible que haga falta tanto tiempo para algo que aparentemente es sencillo? El motivo es que, a no ser que estés usando ya algún método de organización, lo normal es que esté todo por hacer.

En estas circunstancias, la fase de recopilación puede durar fácilmente unas seis horas o más. Ello implica además que al final de esta fase te encontrarás con un montón de elementos recopilados que a su vez tendrás que procesar y organizar para posteriormente poder evaluar qué hacer, lo que bien te puede suponer otras ocho horas adicionales.

Este tipo de tareas se debe hacer, en la medida de lo posible, con el menor número de interrupciones. Por eso es aconsejable asegurarnos de que no nos molesten durante este tiempo. Intenta aislarte físicamente, apaga el móvil, el ordenador y cualquier otra cosa que pueda distraerte.

Es preferible además que trabajes en ello por la mañana, ya que al final del día disminuye significativamente la capacidad de trabajo y es más fácil bloquearse. Lo que sí puedes dejar para el final del día son actividades que no requieren pensar, tales como archivar documentos, procesar facturas o hacer búsquedas en Internet.

Recopilar y procesar un número elevado de frentes abiertos requiere una gran dosis de energía mental, sobre todo cuando muchos de estos frentes pueden llevar tiempo «abiertos», «bloqueados» o «pendientes de decisión». Si no inviertes el tiempo necesario de una vez, las interrupciones y el tener que tomar y dejar las cosas varias veces pueden hacer fácilmente que al final dupliques el tiempo total invertido, obteniendo además un menor beneficio.

La ventaja de hacerlo todo «de una tirada» es que sentirás una gran sensación de control y la satisfacción de haber cumplido con tu misión, lo que sin duda te ayudará a mantener el sistema al día durante las primeras semanas hasta que lo hayas convertido en hábito.

Basándome en mi experiencia personal, GTD puede suponer incrementar tu productividad de un 30% a un 40%. Imagínate ahora todo lo que podrías hacer con ese tiempo adicional… Sin embargo no es realista pretender pasar de donde estás ahora a esos niveles de productividad en sólo un par de horas. Dominar GTD requiere tiempo y constancia. En resumen, si quieres tiempo, invierte tiempo.

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Comentarios

Jeroen Sangers avatar
Jeroen Sangers


Mi experiencia ha sido igual. Es posible implementar GTD poco a poco, pero este modo requiere muchísimo más tiempo. GTD consiste de varios componentes que trabajan juntos. No tiene sentido recopilar si no procesas tu bandeja de entrada. genet que implementa GTD poco a poco tienen que mantener dos sistems paralelas (el antiguo y el nuevo) durante todo este tiempo.

Agustín avatar
Agustín


Muy interesante. Lo que me gustaría matizar es que esas tareas que dices para la tarde (navegar, archivar...) no son propicias porque haya que pensar, sino porque NO hay que TOMAR DECISIONES. Un saludo.

cmarti avatar
cmarti


Mi experiencia ha sido traumática. Empecé poco a poco y muy emocionado de comprobar los buenos resultados, pero en el momento en el que empezó a aumentar el ritmo de trabajo y las tensiones se agudizaron el sistema GTD rompió por los areas y fue sustituido por el método del bombero (más conocido como apaga fuegos) o el del náufrago (sálvese quien pueda)
Seguiré el consejo de JM Bolivar y en julio, con tiempo, volveremos a intentarlo para afianzarlo y que aguante después las tormentas.
Gracias

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


@Jeroen: A mí también me pasó lo mismo. Intenté implantarlo poco a poco y al final lo único que conseguía era ser más improductivo. Cuando me tomé un par de días y lo hice de una vez todo fue mucho mejor.

@Agustín: Así es. Buen apunte.

@cmarti: GTD tampoco hace milagros. A veces todos nos "caemos del vagón" como dice el propio Allen. Sobre todo el primer año, yo me "caí" dos o tres veces. Lo bueno es que cada vez es más difícil caer y la caída es menor, con lo que te recuperas rápido. En cualquier caso lo de dedicarle un par de días es con mucho la mejor opción.

Muchas gracias a los tres por compartir vuestras experiencias y opiniones con todos nosotros.

JM

Quique Coach avatar
Quique Coach


Jose Miguel, me interesa muchísimo esto, ya que hay días que le faltan horas....y siento que avanzo bien poco....
Qué primeros pasos me recomiendas?
Comprar el libro?
Leer tu blog? Por cual post? El del Canasto?...
Bueno, ya me cuentas...

Gracias por aportar VALOR!!!

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


@Quique: Lo mejor desde luego es leer el libro "Organízate con Eficacia". Estaba editado en Empresa Activa y creo que lo iba a reeditar. En mi blog, precisamente bajo la etiqueta "organizate con eficacia" he ido explicando la teoría paso a paso y ahora comienzo con la implantación. El Canasto, Think Wasabi, Du Tudú y GTD Bergonzini son otros blogs que te pueden aportar un montón de ideas y ser realmente de valiosa ayuda. Y si necesitas alguna duda, ya sabes donde estamos.

JM

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Senior Manager


Sabiendo lo importante que es el tiempo, y que hasta podría resultar en una inversión realmente monetizable, me acojo a estos consejos, y si tu puedes hacerlo (incrementar tu productividad de un 30% a un 40%), pues yo también.
Recuerdo que antes de tener el blog invertía mucho tiempo en leer (libros) y desde hace un par de años he leído relativamente poco, ha sido uno de mis sacrificables... en aras del blog. El resto de actividades se han mantenido con la misma relativa cantidad de inversión de tiempo anterior.
Saludos.
SM

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


@Senior Manager: Al final todos tenemos el mismo tiempo: 24 horas por día. La diferencia por tanto no está en el tiempo que tienes sino en cómo lo inviertes y lo que ello significa.

Gracias por pasarte y participar en la conversación.

JM

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Antonio


Hola, hace unas semanas te pregunte acerca de qué libro leer para iniciarme en GTD ( @aCorLoz ), te hice caso y conseguí un ejemplar de "Haz que funcione", voy por el capitulo 11 y a medida que lo voy leyendo no paran de venirseme "ideas" de como aplicar los conceptos en mi caso, provocándome contradictorios sentimientos de ilusión/vertigo, ¿Crees que debería ir planificándome a medida que voy aprendiendo/leyendo los capitulos, o debería hacerlo una vez finalice la lectura del libro? Lo digo porque uno de los consejos que da Allen es que se lea con una libreta para ir anotando indicaciones, etc... Pero por ejemplo,a estas alturas todavía no se que software/herramientas usar para cada una de la listas por lo que creo que tras leerme el libro por primera vez, tendré que releerlo y luego ir aplicando los conceptos una vez conocidas las herramientas a utilizar, ¿No es así? Saludos y enhorabuena por el blog.

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Hola Antonio. Yo lo que hice fue ir marcando las partes del libro que me incitaban a reflexionar para releerlas más adelante o para consultarlas a la hora de implantar GTD. Mi recomendación es que acabes el libro antes de implantar la metodología. No te preocupes en exceso por la herramienta. Empieza con lápiz y papel o con un documento de texto plano al que puedas acceder desde tu PC o dispositivo móvil (puedes usar Dropbox). Más adelante podrás utilizar algo más sofisticado. Si quieres tengo una herramienta en Excel que también funciona sobre Open Office y que te podría servir para empezar. Muchas gracias y mucha suerte :wink:

Antonio avatar
Antonio


Gracias por responder. Mañana terminaré la lectura del libro, por lo que intentaré hacer un primer acercamiento de implantación durante el fin de semana. Si pudieras enviarme por correo esa herramienta Excel te estaría muy agradecido. 1 Saludo.

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Hola Antonio. La herramienta para descarga está disponible a través de esta entrada del blog: https://www.optimainfinito.com/2011/05/ejemplo-de-herramienta-gtd-en-excel.html
Un saludo,

jemarba avatar
jemarba


Con ánimo de compartir conocimiento yo he encontrado una herramienta que me parece más que ideal http://conqu.com/.

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Muchas gracias por compartir tu experiencia :-)

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