El Consejo de los Viernes: Reúnete Antes de Reunirte

Cuando tengas una reunión importante a la vista es esencial que trabajes de forma sincronizada con el resto de tu equipo para prepararla convenientemente y poder ir al grano.

La forma de hacerlo es tener una reunión preparatoria antes de la reunión final. Durante el resto del post nos referiremos a ellas como «pre-reunión» y «reunión» respectivamente a fin de no confundirlas.

En contra de lo que puede parecer a primera vista, esta pre-reunión no sólo no implica alargar el tiempo total de reunión sino que debería ayudar a reducirlo. Su duración va lógicamente a depender de qué queréis conseguir, pero por lo general debería bastar con diez minutos.

Lo más útil suele ser mantener esta pre-reunión un par de días antes de la reunión, a fin de poder ir «puliendo» el trabajo llevado a cabo en ella antes de que llegue el momento definitivo.

Algunas preguntas que pueden ayudarte a hacer más efectiva la pre-reunión son:

• ¿Qué queremos conseguir con la reunión?
• ¿Cuál es el principal objetivo de los demás asistentes a la reunión? ¿Qué es lo que quieren conseguir ellos?
• ¿Qué debemos hacer o qué debemos preparar cada uno de nosotros antes de la reunión?

Tanto si te estás preparando para una reunión con otro departamento, como si se trata de un cliente potencial o uno que ya lo es, es esencial asegurarse de que todo el equipo esté perfectamente alineado en cuanto a objetivos y estrategias antes de la misma.

Las pre-reuniones te permiten estar debidamente preparado para la reunión final con una inversión mínima de tiempo y esfuerzo.