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El Consejo de los Viernes: Reúnete Antes de Reunirte

| tiempo de lectura 1:09'

Cuando tengas una reunión importante a la vista es esencial que trabajes de forma sincronizada con el resto de tu equipo para prepararla convenientemente y poder ir al grano.

La forma de hacerlo es tener una reunión preparatoria antes de la reunión final. Durante el resto del post nos referiremos a ellas como «pre-reunión» y «reunión» respectivamente a fin de no confundirlas.

En contra de lo que puede parecer a primera vista, esta pre-reunión no sólo no implica alargar el tiempo total de reunión sino que debería ayudar a reducirlo. Su duración va lógicamente a depender de qué queréis conseguir, pero por lo general debería bastar con diez minutos.

Lo más útil suele ser mantener esta pre-reunión un par de días antes de la reunión, a fin de poder ir «puliendo» el trabajo llevado a cabo en ella antes de que llegue el momento definitivo.

Algunas preguntas que pueden ayudarte a hacer más efectiva la pre-reunión son:

  • ¿Qué queremos conseguir con la reunión?
  • ¿Cuál es el principal objetivo de los demás asistentes a la reunión? ¿Qué es lo que quieren conseguir ellos?
  • ¿Qué debemos hacer o qué debemos preparar cada uno de nosotros antes de la reunión?

Tanto si te estás preparando para una reunión con otro departamento, como si se trata de un cliente potencial o uno que ya lo es, es esencial asegurarse de que todo el equipo esté perfectamente alineado en cuanto a objetivos y estrategias antes de la misma.

Las pre-reuniones te permiten estar debidamente preparado para la reunión final con una inversión mínima de tiempo y esfuerzo.

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Comentarios

Nacho Muñoz avatar
Nacho Muñoz


Completamente recomendable prereunirse antes de una reunión. Me ha pasado que en la prereunión nos hemos dado cuenta que no era necesaria la reunión, o que debía posponerse para algo más adelante ya que algunos no tenían (teníamos) los "deberes" hechos.

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


@Nacho: Sí, esa es una de las ventajas de pre-reunirse. A veces también sucede que te das cuenta de que hay demasiados temas a tratar y que sería preferible tener dos o más reuniones más breves y centradas en aspectos concretos.

Gracias por pasarte y compartir tus experiencias.

JM

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