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Todo GTD en Dos Posts (y II)

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365.234 GTD, cortesía de Greg Turner

Veíamos la semana pasada que para ser productivo sin estar estresado lo primero que necesitas es vaciar tu mente.

Esto se consigue fácilmente siguiendo estos 5 pasos:

  1. Recopilar utilizando las herramientas de recopilación adecuadas y cumpliendo los tres sencillos requisitos para recopilar con éxito:
    1. Que todos tus frentes abiertos estén en tu sistema de recopilación y no en tu cabeza
    2. Mantener el menor número posible de bandejas de entrada
    3. Vaciar periódicamente todas tus bandejas de entrada
  2. Procesar todos los elementos que has recopilado en tus bandejas de entrada y que consiste simplemente en convertir esas «cosas» en algo «accionable», es decir, algo sobre lo que poder llevar a cabo una acción
  3. Organizar los elementos procesados con una de las 8 herramientas de organización en GTD. Como resultado de esta fase de organización tendrás una serie de proyectos y de próximas acciones, parte de las cuales estará en tu lista de próximas acciones y parte en tu agenda. También habrá un buen número de proyectos y acciones que no requieren acción a día de hoy pero que tal vez podrían requerirla algún día.
    Una herramienta útil para resumir los criterios de organización de tus acciones es este diagrama tiempo/compromiso
  4. Con todo ya organizado, el siguiente paso es Evaluar tus próximas acciones, que no es otra cosa que decidir qué hacer. Esta evaluación no debes hacerla sólo después de procesar y organizar tus acciones sino que además debes convertirla en un hábito: la revisión semanal
  5. El último paso es Hacer. En ocasiones tendrás que decidir sobre la marcha siguiendo los 4 criterios para escoger acciones. En otras podrás decidir entre las 3 formas de trabajar y, en ambos casos, es importante que no pierdas de vista las 6 perspectivas para definir tu trabajo

Los proyectos requieren mención aparte.

Dicen Allen que a la hora de planificar un proyecto debemos abordarlo desde un enfoque vertical, es decir, teniendo en cuenta todas las acciones intermedias que son necesarias para completarlo.

La manera más efectiva de lograr esto es aplicando los 5 pasos de la planificación natural, es decir, los cinco pasos que sigue tu mente de forma inconsciente a la hora de hacer casi cualquier tarea.

Por desgracia nos han enseñado a utilizar el modelo de planificación no natural, que nos fuerza a seguir un esquema y una secuencia ordenada que impide a nuestro cerebro rendir a la altura de sus posibilidades. El principal problema de este modelo es que al final nadie planifica porque el esfuerzo de hacerlo no aporta ventaja alguna. El resultado es que con frecuencia te ves obligado a emplear el modelo de planificación reactivo, consistente en «improvisar sobre la marcha en el último momento» y de resultados muy ineficientes, entre otras cosas porque el proceso que sigue es precisamente el contrario al modelo de planificación natural.

Los 5 pasos de la planificación natural son muy sencillos:

  1. Definir los Propósitos, es decir, el porqué, y los Principios de tu proyecto, que deben ser coherentes con tus propios valores
  2. Visualizar los resultados del mismo o, en otras palabras, lo que quieres conseguir con el proyecto
  3. Generar una tormenta de ideas para maximizar el número de opciones disponibles
  4. Organizar todos los elementos de tu plan, es decir, todas esas acciones intermedias que necesitas llevar a cabo para completar tu proyecto y la forma en que se relacionan entre sí
  5. Identificar la próxima acción, es decir, ¿por dónde empiezo?

Evidentemente cada persona tiene unas necesidades distintas y tú debes encontrar la solución que mejor se ajuste a tus necesidades.

Reconocerás que has encontrado tu solución idónea cuando notes que has conseguido quitarte ese proyecto de la cabeza.

Bueno. Ahora ya conoces toda la teoría de GTD. Sólo nos falta ponerlo en práctica y a eso nos vamos a dedicar todos los lunes en los próximos meses aquí, en Óptima Infinito.

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Comentarios

Nacho Muñoz avatar
Nacho Muñoz


Aún tengo el libro de Allen en mi mesita de noche, sin abrir, esperando el momento en el que disponga de tiempo suficiente para procesarlo como creo que se merece. Mientras tanto, con tus entradas me he ido haciendo una idea amplia sobre qué significa realmente ser productivo sin estrés.

Siendo muy ignorante por lo que te decía antes, me encuentro ante funciones en mi día a día que facilitan la aparición de estrés en la gestión de mi tiempo, y es que afronto proyectos en donde no puedo tener una visión clara del final porque siempre son necesarios otros agentes que no controlo. O bien no puedo determinar las próximas acciones porque, igualmente, dependen de variables extrañas y no controlables.

Por ejemplo, un proyecto se ejecutará como deseo siempre y cuando tal persona esté disponible una semana determinada; o este proyecto se ejecutará como deseo siempre y cuando tal entidad dé el visto bueno a comenzar una colaboración en este sentido...

En fin, que me leeré el libro y te seguiré leyendo.

Estos dos posts van para delicious, porque son fieles a su título y representan puertas de acceso a buena parte del material del bueno que has ido aportando en este estupendo blog.

Un saludo.

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


@Nacho: Lo que planteas es un tema interesantísimo.
En GTD hablamos siempre de elementos accionables. Cuando hablamos de las situaciones que comentas es cuando tener un buen coach (con permiso de Yoriento ;-) ) te puede ser muy útil. ¿Hasta que punto puedes influir en que esa persona esté o no disponile? ¿Qué acciones concretas puedes hacer para que así sea? ¿Qué alternativas existen? Si no hay nada que puedas hacer, no es accionable (y por consiguiente no tiene sentido preocuparte por ello) y si hay algo que puedes hacer, habrá que ver si es una próxima acción o require acciones previas.

Seguro que cuando te leas el libro surgen un montón de conversaciones interesantes.

Muchas gracias por dejar tus reflexiones.

JM

Nacho Muñoz avatar
Nacho Muñoz


Permíteme que continúe la conversación, Jose Miguel. Humildemente creo que un coach entorpecería mi desarrollo a través de proyectos que tienen palancas que sólo pueden accionar agentes externos.

Digo que entorpecería porque creo que es sumamente importante conocer a fondo el contenido del trabajo para poder tomar decisiones en uno u otro sentido.

Sé que no me puedo preocupar por elementos no accionables, pero me angustia de cierto modo tener la certeza de que no está al 100% en mis manos el correcto desarrollo de los proyectos que diseño, a pesar de tener viabilidad o solvencia técnica.

Quizá mis explicaciones requieran más que un par de párrafos, y algún ejemplo que otro que aquí no "caben", para poder explicarme mejor.

Anna avatar
Anna


En respuesta a las dudas expresadas por @Nacho, creo que aplicar alguna herramienta de planificación de proyectos sería la mejor solución. Planificar el proyecto teniendo en cuenta los agentes externos al mismo nos permite establecer holguras de tiempo diferentes y revisar retrasos con cierta regularidad. También te permitiría ver como son de significativos los retrasos generados por terceros y, quizás esto sea lo más importante, hacerlos corresponsables de la buena marcha del mismo mediante una comunicación eficiente de hitos y tareas.

Kantor avatar
Kantor


Yo estoy en fase de iniciación a GTD, la cual llevo de forma lenta. La lectura de posts sobre el tema me está también ayudando a tener una visión de esta forma de enfocar proyectos.

He finalizado la primera parte del libro, así que ahora tengo una idea global de esta forma de trabajo, pero mil lagunas dudas y ambigüedades.

Tengo pendiente la segunda parte, que describe todo con más detalle y ejemplos, por lo que espero que sea entonces cuando pueda comprenderlo mejor.

Por otro lado tengo la sensación que estoy cometiendo un error leyéndolo en momentos robados y no con dedicación completa. Quizás una segunda lectura conjunta me quite esta sensación.

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


@Nacho: El coach te ayuda a llegar a donde tú quieres ir y te ayuda a ver todo con más nitidez. No te impone nada.
Al margen de eso entiendo que el tema es complejo y no se puede tratar como comentario en un post.

@Anna: Las herramientas que comentas son muy útiles para proyectos "formales". Creo que Nacho habla de proyectos más "personales" y ahí no lo tengo tan claro.
Supongo que lo mío es deformación profesional pero uso GTD para ambos tipos de proyectos y me funciona muy bien :)

@Kantor: Lo importante es avanzar. No te preocupes por la lectura a saltos. Cuando realmente le sacas la "chicha" al libro es en la segunda o tercera lectura..

Gracias a los tres por continuar la conversación.

JM

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