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GTD: Los 5 Pasos de la Planificación Natural

| tiempo de lectura 2:24'
Chill-out, cortesía de Jensen Chua

Afirma David Allen que nuestro cerebro es el planificador más creativo y brillante del mundo y que, de hecho, las personas somos máquinas de planificar, ya que todo lo que hacemos es fruto de un proceso de planificación.

Aunque parezca aleatorio, para hacer prácticamente cualquier tarea, la mente sigue cinco pasos:

  1. Definir propósitos y principios
  2. Visualizar los resultados
  3. Generar tormenta de ideas
  4. Organizar
  5. Identificar próximas acciones

Voy a utilizar como ejemplo de este modelo la planificación de las vacaciones.

En un determinado momento hay «algo» que te sugiere la idea de planificar tus vacaciones: un folleto que lees, una web que visitas, una conversación con los amigos… Por la razón que sea, decides que quieres irte de vacaciones y conviertes tu intención de hacerlo en tu propósito, momento en el que comienzas el proceso de planificación natural.

Tus principios son los que marcan los límites de tu plan. ¿Cuál es tu idea de vacaciones? ¿Descansar, conocer otras culturas, disfrutar de la naturaleza, de tu familia? Puede que seas consciente o no de esos principios cuando tomas decisiones, pero tanto si lo eres como si no, piensas de acuerdo con ellos y descartarás las opciones que no caigan dentro de esos límites.

Lo siguiente que haces es visualizar los resultados: te ves en la tumbona disfrutando de la brisa marina o tomando fotos espectaculares en un parque natural. Seguramente también imagines las personas que te acompañan y como evolucionan los acontecimientos.

Acto seguido empezarás la tormenta de ideas: ¿dónde ir? ¿con quién? ¿cuándo? ¿cuánto gastar? La tormenta de ideas te permite rellenar el espacio vacío entre donde estás y donde quieres estar.

Tu propósito es el porqué de irte de vacaciones; la visualización de los resultados es en qué consistirán; la tormenta de ideas te ofrece las alternativas sobre cómo hacerlo.

Una vez terminada la tormenta de ideas tienes que empezar a organizarlas, identificando y clasificando los componentes, prioridades y secuencias de acontecimientos, también llamados subproyectos en la metodología GTD.

Ejemplo de componentes serían el lugar de destino elegido, las personas, el transporte. Una prioridad podría ser averiguar si tus amigos estarían interesados en acompañarte o si tu jefe te va a dejar irte de vacaciones en las fechas que has elegido. Por último, ejemplos de secuencias de acontecimientos serían: «hacer los preparativos para el transporte» o «reservar los hoteles».

Cuando descompones las secuencias en todos los pasos que las componen estás aplicando el enfoque vertical que veíamos la semana pasada. Si por ejemplo hablamos de «reservar los hoteles», en realidad esto sería un proyecto que requeriría las siguientes acciones: «buscar hoteles que entren en el presupuesto», «ver si tienen plazas libres», «llamar por teléfono para reservar» y «enviar señal por transferencia bancaria».

Llegado a este punto, si realmente estás comprometido con tu proyecto para irte de vacaciones, te centrarías en la próxima acción, por ejemplo «comprar los billetes de avión».

Estos cinco pasos se dan en todo lo que haces durante el día: 1) tienes el deseo de hacer algo, 2) imaginas los resultados, 3) generas ideas sobre cómo hacerlo, 4) las clasificas y 5) defines la primera acción que convertirá ese deseo en realidad.

Y lo mejor de todo es que lo haces de forma natural, sin pensar demasiado en ello.

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Comentarios

Senior Manager avatar
Senior Manager


Ahora tengo más claro lo del enfoque vertical...
Lo más increíble es que estas acciones podrían sucederse en espacios cortísimos de tiempo, por lo que sería importante ir plasmando las ideas e imágenes que se forman en la mente, para luego hacer una composición final y definitiva de lo planeado...¿no?
A veces me pasa que pienso y me anticipo tanto, que a veces pierdo la idea original.
SM

epampliega avatar
epampliega


Muy buen post.

Ciertamente no lo piensas, ni muchos menos, y vas siguiendo los pasos que describes.

Claro que en el caso de los viajes que propones algunos disfrutamos con la planificación quizás más que con el viaje en sí.

Un saludo.

Jesús López avatar
Jesús López


Hola José Miguel,

La verdad es que la planificación natural es algo "natural" valga la redundancia que funciona a las mil maravillas cuando se trata de objetivos propios. El problema viene cuando aplicamos esta planificación natural a objetivos impuestos o tareas exógenas a nuestro control...

ej: Determinado proyecto tiene que acabarse x día... empiezas a trabajar, te planteas los objetivos, planteas acciones que hay que llevar a cabo pero 1 día antes, por “n” motivos, los planes cambian... toda la planificación al caraj...

A esto yo le llamo planificación artificial, es decir, la planificación que haces tú pero depende de factores externos...

Saludos y gracias por el artículo.

Nacho Muñoz avatar
Nacho Muñoz


Me ha parecido interesante comprobar que, reflexionando sobre mi propio proceder a la hora de planificar, llevo a cabo de manera no consciente esos 5 pasos de la planificación natural.

También me ha parecido interesante compararlo con la lógica de la secuencia que se sigue en el proceso de planificación estratégica en las empresas, que deben comenzar con la misión (="definir propósitos y principios") y la visión (="visualizar los resultados") para generar la tensión creativa -que se produce al comparar qué somos y qué queremos ser- que permita articular los objetivos estratégicos (previo análisis DAFO).

Finalmente, también te hago una pregunta. Cuando planificamos cuestiones rutinarias, ¿no seríamos verdaderamente más efectivos si nos apoyáramos en instrumentos que permitieran visualizar la "hoja de ruta" del proyecto que estamos planificando? A veces de manera espontánea (sobre todo en viajes) lo he hecho en mi "pandilla" y me dicen que como soy consultor hago las cosas así, a lo que yo respondo que prefiero que las cosas que son complejas es mejor tratarlas de un modo profesional. En definitiva, se ríen de lo aparentemente absurdo de planificar con instrumentos de apoyo.

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


@Senior Manager: Es cierto. Por eso conviene revisar los proyectos como parte de la revisión semanal a fin de comprobar que no nos falta ningún paso.

@epampliega: Gracias. Es la forma innata o natural de planificar. David Allen lo único que nos dice es que le saquemos más partido usándola también de forma consciente.

@Jesús López: Estamos de acuerdo. En esos casos es complicado cumplir tus plazos y objetivos porque estás a merced de la incompetencia ajena. Planificar en cualquier caso te ayuda a estar mejor preparado.

@Nacho Muñoz: Para nada absurdo. Yo también lo hago y las herramientas son fundamentales. En mi caso uso MindManager para todo tipo de planificaciones. Las herramientas de mindmapping se acercan mucho a la forma de trabajar del cerebro, son visuales e intuitivas de usar. Te gustarán si es que nunca las has usado

Muchas gracias a todos por contribuir con vuestros interesantes comentarios y observaciones.

JM

cinthia avatar
cinthia


:lol: muy bien
buena definicion jeje

Antonio José Masiá Guerrero avatar
Antonio José Masiá Guerrero


¿Como haces toda la planificación natural de tus proyectos?, ¿lo haces fuera de tu sistema de gestión, con lápiz y papel?, ¿relacionas las acciones siguientes definidas en la planificación con los proyectos a los que pertenecen?, ¿Tienes listas de acciones no accionables de los proyectos dentro del sistema o las guardas en el material de apoyo?.

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Mi sistema está basado en mapas mentales y es "inteligente", es decir, saber filtrar lo que son próximas acciones de lo que son simplemente acciones. La planificación de proyectos la hago por tanto dentro de mi sistema, utilizando el propio mapa mental. Las listas se generan dinámicamente, es decir, si marco una acción como completada, el sistema me muestra automáticamente la próxima acción de ese proyecto (que hasta entonces era simplemente una acción).

Un saludo,

Antonio José Masiá Guerrero avatar
Antonio José Masiá Guerrero


Estimado José Miguel, quería hacerte una consulta. Creo recordar que hablas que la diferencia básica entre la planificación en GTD y la tradicional está en la asignación de fechas de compromiso para realizar las acciones y ciertamente creo que es así. El problema está en que las empresa necesitan tener un cálculo estimado de duración del proyecto para poder optimizar sus recursos (hablo por ejemplo de edificación, que es mi caso). ¿Como casan los métodos tradicionales de optimización de recursos y programación? con la planificación natural?. Yo entiendo que no tienen porqué ser incompatibles. La diferencia entiendo que está en que la planificación natural te sirve para hacer y actuar y la planificación tradicional sirve como base utópica para contentar al consejo de administración de la empresa. ¿Como lo ves?

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Una cosa es contar con una estimación de duración (o coste) del proyecto y otra es la manía, absurda a mi modo de ver, de establecer fechas límite de modo aleatorio para casi todo. La planificación natural te da únicamente la secuencia. Los hitos del proyecto son subproyectos que te acercan al proyecto. El proyecto en sí es un compromiso que has adquirido con la administración de la empresa o con quien sea. El cómo te gestiones tú para cumplir con tu compromiso no es incumbencia de nadie. Se da por sentado que si te has comprometido a terminar en una fecha es porque la vas a cumplir. A partir de ese compromiso, el qué hagas en cada momento dependerá del contexto en el que estés, la energía y tiempo de que dispongas y la prioridad que asignes a las tareas del proyecto frente a otras tareas. Tener tiempos para conseguir los hitos intermedios puede ser una ayuda útil si lo usas como orientación pero nada más. De cara a presentar el proyecto en público, siempre puedes inventarte unas fechas para tranquilizar a los dinosaurios... :-) Me ha encantado la última frase tuya a modo de resumen. Yo no lo podría haber dicho mejor :-D

Antonio José Masiá Guerrero avatar
Antonio José Masiá Guerrero


Gracias por tu respuesta.

Antonio José Masiá Guerrero avatar
Antonio José Masiá Guerrero


Me han invitado recientemente a un curso de Project Management Professional PMI®. ¿Que piensas de este método y certificación?

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No lo conozco en profundidad. Sé que tiene prestigio y es valorado en los entornos de project management profesional.

Antonio José Masiá Guerrero avatar
Antonio José Masiá Guerrero


Gracias de nuevo.

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