GTD: Las 6 Perspectivas para Definir Tu Trabajo

Después de haber visto en las últimas semanas los 4 criterios para elegir acciones y las 3 formas de trabajar, hoy te voy a hablar del tercer modelo que propone David Allen para tomar decisiones sobre qué hacer.

Dice David Allen que las prioridades deben conducir a las elecciones pero que la mayoría de los modelos para definir esas prioridades no son fiables. Por eso, si realmente quieres saber cuales son tus prioridades, primero tienes que saber en qué consiste tu trabajo, algo que puedes hacer desde, al menos, seis perspectivas diferentes.

Para explicar estas seis perspectivas o niveles, David Allen usa una analogía con la altitud de vuelo de un avión:

1. 15.000 metros o más: tu vida
2. 12.000 metros: visión personal a tres o cinco años
3. 9.000 metros: objetivos anuales o bianuales
4. 6.000 metros: áreas de responsabilidad
5. 3.000 metros: proyectos actuales
6. Pista de aterrizaje: acciones actuales

Pista de aterrizaje: acciones actuales
En este nivel, el más «terrenal», es donde se encuentra todas las acciones que tienes que hacer: llamadas de teléfono, e-mails, conversaciones profesionales o personales… Si pudieras parar el tiempo y dejaras de recibir datos, aún así necesitarías probablemente varios cientos de horas para hacerlo todo.

3.000 metros: proyectos actuales
Aquí es donde se encuentran los resultados que quieres alcanzar. Recuerda que un proyecto en GTD es cualquier resultado deseado que requiere más de una acción, así que un proyecto puede ser algo tan simple como instalar tu ordenador o buscar un buen dentista.

6.000 metros: áreas de responsabilidad
En este nivel se encuentran las áreas clave en las que quieres alcanzar resultados y mantener unos estándares. En la parte profesional podría ser la planificación estratégica de tu negocio, la investigación de mercados o el servicio al cliente. En la personal hablaríamos de tu salud, los amigos, el deporte, el ocio…

9.000 metros: objetivos anuales o bianuales
En esta dimensión tienen cabida las experiencias que deseas adquirir a uno o dos años vista, tanto en lo profesional como en lo personal. Puede ser un cambio de trabajo que suponga nuevas áreas de responsabilidad, independizarte o cambiar de residencia, aprender o mejorar un idioma, hacer un postgrado,  irte a vivir con tu pareja, probar un nuevo hobby…

12.000 metros: visión personal a tres o cinco años
Aquí hablamos de proyectos a largo plazo como tu carrera profesional, tu familia, metas financieras… En este nivel es fundamental que tengas en cuenta los factores externos, ya que pueden afectar a tu trabajo y organización: la evolución tecnológica, la globalización, tendencias de mercado… A esta altitud, las decisiones que tomes podrían cambiar fácilmente el aspecto de tu trabajo a muchos niveles.

15.000 metros o más: tu vida
Esta es tu visión general, lo que quieres lograr en tu vida. Todos tus objetivos, visiones, proyectos y acciones dependen de ella.

Estas analogías son orientativas y sirven para que te hagas una idea de los distintos niveles de perspectiva que deberás aprender a manejar para estar seguro de que estás eligiendo la opción adecuada en cada momento.

A diario lo normal es que te muevas en los dos niveles inferiores. Uno de los objetivos de la revisión semanal es precisamente darte la oportunidad de ver cómo encaja lo que estás haciendo con los dos niveles intermedios y de hacer los ajustes necesarios.

Los dos niveles superiores son un marco de referencia sobre el que reflexionarás cuando tenga sentido, aunque es conveniente comprobar al menos dos o tres veces al año que cuanto haces es coherente con tu visión y tus objetivos a largo plazo.