GTD: El Enfoque Vertical en la Gestión de Proyectos

Lo esencial para lograr la Productividad sin Estrés es haber definido claramente los resultados de tus proyectos, incluyendo las próximas acciones necesarias para realizarlos, y contar con un sistema de recordatorios en el que confíes y que revises regularmente.

Esto es lo que David Allen denomina enfoque horizontal y será todo lo que necesitarás en la mayoría de las situaciones y durante la mayor parte del tiempo.

En ocasiones, sin embargo, es posible que necesites un mayor enfoque y rigor para controlar un proyecto, identificar una solución o asegurarte de que se han tenido en cuenta todos los pasos intermedios necesarios. Ahí es donde necesitarás recurrir al enfoque vertical.

Es importante que aprendas a pensar de forma productiva de este modo más vertical y que además sepas integrar los resultados en tu propio sistema personal. En palabras de Alvin Toffler, «hay que pensar en las grandes cosas mientras se hacen las pequeñas para que éstas vayan en la dirección correcta».

El objetivo es despejar tu mente de proyectos y situaciones pero sin perder por el camino ninguna idea potencialmente útil y manteniendo la perspectiva. Tiene mucho que ver con uno de los ejes fundamentales del nuevo libro de David Allen donde habla del equilibrio entre control y perspectiva.

Una de las razones por las que uso MindManager para mi solución GTD es porque permite visualizar muy fácilmente ambos enfoques.

Este tipo de pensamiento que necesitas aprender no es algo elaborado sino informal. Piensa en la típica «planificación de servilleta»; esas ideas que garabateas en la servilleta de papel de un bar cuando quieres explicar a un colega las ideas esenciales de una presentación, una reunión o un proyecto.

Es cierto que de vez en cuando necesitarás algo más estructurado o formal, por ejemplo si es para presentar a un cliente o a otro departamento, pero por lo general podrás ser bastante creativo con un lápiz y una hoja de papel.

Las metodologías tradicionales de planificación de proyectos no están diseñadas para la mayoría de las personas y por eso te resultarán difíciles si no te dedicas a la gestión profesional de proyectos. ¿Qué puedes hacer entonces para aplicar este enfoque vertical a tus proyectos?

La buena noticia es que existe un método productivo para pensar en proyectos, situaciones y temas que desarrolla el valor máximo con el gasto mínimo de tiempo y esfuerzo. Es el método que sigues cuando planificas de forma natural, y no tiene nada que ver con cómo sueles hacerlo cuando intentas controlar un proyecto conscientemente.

Afirma David Allen que cuando la gente planifica de esta forma natural e informal libera una gran cantidad de estrés y obtiene mejores resultados. Veremos en qué consiste este método de planificación natural la próxima semana.