GTD: Regreso al Futuro

Como ya sabemos, en GTD los elementos que no requieren acción pueden ser de tres tipos:

• Basura
• Incubación
• Referencia

Basura
Debes procesarla con agilidad o de lo contrario minará considerablemente la efectividad de tu sistema. Todo lo que no pueda convertirse en una próxima acción en el futuro ni tenga valor como material de referencia es basura. Duro con ella.

Incubación
Fundamental también que tengas claro la diferencia entre lo que requiere acción y lo que podría requerir acción en un futuro.Lo contrario convertirá tu sistema GTD en un montón de listas interminables donde no sabrás por qué lugar empezar ni qué hacer.

Imagina que estás leyendo algo interesante que despierta tu interés por hacer o aprender algo. Lo normal es que no quieras hacerlo en ese preciso momento sino que te gustaría que te lo volviesen a recordar en otra ocasión, más adelante, de modo que pudieras volver a valorar la opción de hacer algo al respecto en el futuro.

Existen dos sistemas de incubación que podrías utilizar en este tipo de situaciones:

• Listas de Algún día/ Tal vez
• Archivos de Seguimiento

Algún día/Tal vez
Suele ser muy útil, incluso inspirador, llevar una lista de cosas que podrías querer hacer en algún momento, pero no ahora. Se trata de aparcar temporalmente proyectos que sería imposible llevar a cabo en este instante pero de los que no querrías olvidarte por completo sino que te gustaría que te los recordaran de vez en cuando.

Ejemplos típicos de candidatos a estas listas de Algún día/Tal vez serían:

• Películas que quieres ver
• Libros que quieres leer
• Lugares que te gustaría visitar
• Cosas que te gustaría probar: deportes, comidas…

Si eres una persona inquieta, tus listas de Algún día/Tal vez pueden ser considerablemente más extensas que las de próximas acciones. Eso sí, ten en cuenta que para que estas listas sirvan para algo es preciso que la revises periódicamente.

Archivo de Seguimiento
Este sistema te permite enviarte algo a ti mismo y recibirlo en el futuro, el día que tú decidas. Un ejemplo sería poner un recordatorio en tu agenda en la fecha en que salen a la venta las entradas para un espectáculo que te apetecería ir a ver pero que aún no sabes si vas a estar de viaje o no en esas fechas. Otro ejemplo sería ponerte un recordatorio en la agenda un mes antes de que acabe el plazo para entregar un trabajo importante.

Referencia
Lo más importante en un sistema de referencia es que la consulta sea fácil, es decir, que la información se pueda obtener rápida y fácilmente cuando sea necesario.

La falta de un buen archivo de referencia puede ser uno de los mayores cuellos de botella a la hora de ejecutar un sistema personal de administración  de acciones. Si archivar no resulta fácil y rápido, al final acabarás acumulando cosas en lugar de ordenarlas. Si el material de referencia no tiene límites bien definidos, la línea que separa los elementos sujetos a acción de los que no lo están será borrosa, tanto visual como psicológicamente, y tu mente se acabará insensibilizando ante ello.

Establecer un buen sistema de trabajo para las cosas que no requieren acción es por tanto indispensable para asegurar la productividad sin estrés.