GTD: Evaluar es Decidir Qué Hacer

Una cosa es que anotes en una lista que tienes que comprar pilas y otra distinta es estar en el supermercado y que te acuerdes de ello, porque al fin y al cabo tu mente no es tu agenda.

Tienes que ser capaz de revisar tu vida personal y profesional a intervalos de tiempo regulares y desde distintos niveles de perspectiva (más adelante veremos en detalle los niveles a los que se refiere David Allen).

Está muy bien que seas capaz de recopilar cosas, de procesarlas para saber qué debes hacer con ellas, si es que debes hacer algo, y finalmente organizarlas en función de ello. Esto te ayuda a estar perfectamente preparado para tener la visión de conjunto sobre lo qué debes hacer, pero ahora tienes que decidir qué hacer.

La evaluación, es decir, decidir qué hacer, es uno de los pasos claves en GTD y uno de los hábitos que más tiempo y esfuerzo lleva adquirir. Hay incluso quienes afirman que la magia de administrar el trabajo reside en la práctica constante de la fase de revisión o evaluación.

Si sigues un sistema de organización personal como GTD, no necesitarás mucho más que una lista de proyectos, una agenda, listas de próximas acciones y una lista de «elementos a la espera«.

Seguramente lo que revises más a menudo sea la agenda, que te recordará las cosas que no puedes hacer en otro momento. No olvides que eso no significa que las cosas escritas en la agenda sean más importantes, sino simplemente que o las haces en ese momento o no las podrás hacer.

Al contrario que otros sistemas de organización obsoletos como los cuadrantes importante/urgente, la ventaja de saber qué tienes que hacer y cuándo te da espacio para maniobrar.

En los períodos de tiempo que te pueden quedar libres entre los distintos compromisos de tu agenda siempre puedes ir a tu listas de próximas acciones y mirar qué más puedes hacer.

Si has organizado tus próximas acciones por lo que David Allen denomina contexto («casa», «ordenador», «reunión con Luis»…), podrás limitarte a evaluar sólo las que tienen sentido en ese momento dado.

Las listas de proyectos, a la espera, y algún día/tal vez sólo tienes que revisarlas cuando lo creas necesario.

A diario puedes concentrarte en tu agenda y en tu lista de próximas acciones. Evalúa lo que hay en ellas y decide qué vas a hacer.