En GTD la Agenda es Otra Cosa

Veíamos en un post anterior que la agenda es la herramienta que debemos usar para las próximas acciones que deben hacerse en un momento determinado.

Veremos también que podemos utilizarla para anotar información que es, o puede ser, relevante en una fecha concreta.

En la agenda por tanto es donde debemos apuntar:

• Recordatorios de próximas acciones que hay que hacer a una hora determinada. El ejemplo típico de próxima acción en este caso es asistir a una reunión que tiene lugar a una hora concreta de un día concreto.
• Recordatorios de próximas acciones que hay que hacer un día determinado. Aquí hablamos de cosas que hay que hacer un día concreto pero no necesariamente a una hora concreta, por ejemplo si has quedado en llamar a un cliente el viernes pero sin especificar a qué hora.
• Información de un día determinado: A veces puede ser interesante tener a mano información que puede ser útil en una fecha concreta. Puede tratarse por ejemplo de las señas para acudir a una reunión, el teléfono para llamar a alguien, actividades que mantendrán ocupados a familiares o compañeros o, simplemente, acontecimientos de interés.

Es muy importante que limites el uso de tu agenda a estas tres cosas y nada más.

La típica lista de tareas diarias de la que hablan casi todas las técnicas tradicionales de gestión del tiempo no sólo no funcionan sino que sólo sirven para aumentar tu estrés.

Hay dos razones por las que las listas de tareas diarias no funcionan:

Por una parte, la entrada constante de nuevas tareas obliga a cambiar prioridades y a reconfigurar el trabajo diario contínuamente, de modo que es casi imposible concretar por anticipado todas las cosas que se han de hacer.

Contar con un plan de trabajo como punto de referencia siempre es de utilidad pero sólo a condición de que sea renegociable en todo momento.

Pero intentar mantener una lista escrita en la agenda, de la que después habrá que volver a copiar al día siguiente todas las tareas que no hemos podido completar, resulta desmoralizador además de ser una pérdida de tiempo.

Por otra parte, si lo piensas, no tiene demasiado sentido asignar una fecha a algo que no tiene que estar hecho en esa fecha necesariamente. En realidad hacerlo sólo sirve para distraer la atención de las cosas que sí hay que hacer en esa fecha.

Si hay una llamada que realmente tengo que hacer mañana pero añado cinco llamadas más a la lista de tareas diarias, es fácil que al final la llamada importante se quede sin hacer a poco que se complique el día. Mi cerebro además tendrá que recordarme cuál de las seis llamadas es la única que no tendré otra oportunidad de hacer y ésa no es la forma apropiada de utilizar el sistema, ya que tu mente no es tu agenda.

David Allen insiste mucho en esto y afirma que la agenda debería ser «territorio sagrado» donde si se anota algo en un día debe hacerse ese día o no hacerse.

Sagrada o no, parece claro que en GTD la agenda es otra cosa.