Acción, Tiempo y Compromiso en GTD

A lo largo de las últimas semanas hemos ido viendo cómo organizar los distintos elementos de nuestras bandejas de entrada después de haberlos procesado.

Dejando al margen aquellos que ya hayas desechado o archivado (bien sea en el archivo de consulta y referencia o en el de planes y materiales para proyectos), te encontrarás con una serie de elementos que, o requieren acción ya, o tal vez podrían requerirla algún día.

A fin de ayudarte a organizar rápida y fácilmente todos estos elementos, he resumido en este gráfico las cuatro herramientas de organización que podrías necesitar para ello.

Los factores que debes considerar para organizar tus elementos accionables son dos: Tiempo y Compromiso.

Lo primero a tener en cuenta es si ya te has comprometido a hacer esas próximas acciones o no.

Si ya te has comprometido, el siguiente paso es ver si esas próximas acciones requieren que las hagas en un momento determinado o simplemente lo antes posible. Repite el mismo proceso para las próximas acciones que aún no te has comprometido a hacer.

Las próximas acciones que ya te has comprometido a hacer, y que además tienen que hacerse en un momento dado, debes anotarlas en tu agenda. Un ejemplo sería asistir a la reunión a la que te ha convocado tu jefe mañana.

Las próximas acciones que ya te has comprometido a hacer pero que no necesitan hacerse en un momento determinado sino lo antes posible deben ir a parar a tu lista de próximas acciones. Un ejemplo sería comprar una estantería para tu casa.

Las próximas acciones que aún no te has comprometido a hacer y para las que debes tomar una decisión en un momento determinado debes tenerlas en tu Archivo de Seguimiento. Un ejemplo sería decidir antes de una fecha concreta si compras o no entradas para un espectáculo.

Las próximas acciones que aún no te has comprometido a hacer y que no necesitas hacer en un momento determinado debes escribirlas en tus listas Algún Día/Tal Vez, para que puedas decidir qué hacer con ellas durante tus Revisiones Semanales. Un ejemplo sería comprarte un nuevo portátil.