Procesar en GTD: El Arte de Pensar por Elementos

Aprender a pensar por elementos es uno de los principales retos que te encontrarás cuando intentes aplicar la metodología GTD por primera vez, pero es también una de las mejoras más importantes que experimentarás cuando lo hayas conseguido.

Procesar no es otra cosa que vaciar tus bandejas de entrada rápida y regularmente. Para ello debes tomar todos y cada uno de los elementos que hay en ellas, sólo uno cada vez, y hacerte las siguientes preguntas sobre ellos: ¿qué es? ¿requiere acción?

La primera pregunta en realidad tiene como objetivo ayudarnos a contestar la segunda, ya que en muchos casos no estamos muy seguros de si algo requiere o no acción, o si sirve o puede servir para algo o no, por lo que nos limitamos a dejarlo por ahí.

Una vez sabemos qué es el elemento que tenemos entre manos nos podemos hacer la segunda pregunta, la cual como ves es cerrada, es decir, sólo admite dos respuestas: sí o no.

Si no requiere acción, pueden a su vez plantearse tres situaciones:

1. El elemento es desechable, innecesario, no te sirve para nada y lo mejor que puedes hacer es deshacerte de ello lo antes posible.
2. No necesitas hacer nada ahora pero quizás habría que hacer algo algún día.
3. Es información útil que podría ser necesaria como referencia en el futuro pero que por ahora está mejor fuera de tu vista.

Si requiere acción, hay que determinar dos factores:

1. ¿Cuál es el resultado deseado?
2. ¿Cuál es la próxima acción?

La primera pregunta te ayuda a concretar qué habrá sucedido cuando hayas terminado con este elemento. Si necesitas más de una acción para llegar al resultado final nos encontramos ante lo que David Allen llama un proyecto, algo que veremos detalladamente más adelante en otro post.

La segunda pregunta te permite identificar cuál sería la próxima actividad física que realizarías si este elemento fuera el único con el que tuvieras que hacer algo.

Es importante que tengas en cuenta que toda próxima acción debe comenzar por un verbo que exprese una actividad física real que tienes que hacer. «Terminar la presentación» no es una próxima acción; es un proyecto. Por el contrario «Enviar la presentación a Juan» sí es una próxima acción.

También veremos en otro post qué verbos indican próximas acciones y cuales indican proyectos.

Una vez hayas decidido cuál es la próxima acción tienes tres opciones:

1. Hacerla. Si la próxima acción te va a llevar menos de dos minutos, hazla ya.
2. Delegarla. Si la próxima acción te va a llevar más de dos minutos, pregúntate si eres la persona idónea para hacerla. Si la respuesta es no, delégala a quien corresponda (pero hazlo ahora).
3. Posponerla. Si la próxima acción te va a llevar más de dos minutos y no puedes delegarla, tendrás que posponerla hasta que llegue el momento del 5º paso (Hacer).

Recuerda que la única forma de controlar las cosas es transformarlas y procesar es el primer paso para logralo.

Hay que procesar varias veces al día, todos los días, dedicando el menor tiempo posible cada vez. Es mejor procesar a menudo durante muy poco tiempo que hacerlo a la inversa.

También es fundamental no hacer mientras procesamos (excepto aquellas acciones que requieran menos de dos minutos). Procesar es el 2º paso y Hacer es el 5º. No lo olvides.

Por último procesar es una actividad de dirección única. Nunca vuelvas a depositar en tu bandeja de entrada algo que ya has tomado una vez para procesarlo.

Aunque todo esto no son más que una serie de técnicas muy sencillas, te llevará algún tiempo dominarlas y aún más adquirir el habito de aplicarlas sistemáticamente. Sin embargo, cuando lo consigas, habrás recorrido una buena parte del camino hacia la productividad sin estrés.