Las 8 Herramientas de Organización en GTD

Según la metodología GTD, el destino de todos los elementos de tu bandeja de entrada una vez procesados debería ser una de las 8 herramientas que vamos a ver brevemente en esta entrada.

Para los elementos que no requieren acción necesitas:

1. Una papelera para los que no te sirven para nada
2. Un archivo de seguimiento para aquellos con los que no necesitas hacer nada ahora pero quizás habría que hacer algo algún día
3. Un archivo de consulta o referencia para aquellos que podrían ser de utilidad en el futuro

La diferencia entre un archivo de seguimiento y un archivo de consulta es que el primero contiene elementos que no requieren acción ahora pero podrían requerirla en el futuro mientras que el segundo contiene elementos que no requieren acción ahora ni la requerirán en el futuro pero que podrían ser necesarios o útiles en un momento dado.

Para los elementos que sí requieren acción necesitarás:

1. Una lista de proyectos
2. Un archivo de planes y materiales para proyectos
3. Una agenda
4. Una lista de recordatorios de próximas acciones
5. Una lista de recordatorios de acciones «a la espera de»

Es importante que tengas en cuenta que todas estas herramientas de organización deben disponer de un contenedor físico, del tipo que sea, pero no vale que las mantengas en tu memoria.

Por otra parte el concepto «lista» en GTD significa cualquier tipo de recordatorio revisable y pueden ser listas en una libreta, un soporte electrónico, fichas, etc. Esto mismo es aplicable al concepto de archivo.

El objeto último de estas listas y archivos es que sepas en todo momento donde está cada cosa y no pierdas el tiempo buscándolas. Como comentábamos en uno de nuestros consejos de los viernes, sirven para organizarte antes de empezar con el próximo paso: Evaluar.