GTD: Los 3 Tipos de Próximas Acciones

Como recordarás, en GTD una próxima acción es el siguiente comportamiento físico visible que hay que ejercer ante un frente abierto.

Estas próximas acciones no incluyen aquellas que se pueden hacer en menos de dos minutos, porque ya las habremos hecho al procesar nuestras bandejas de entrada.

Por otra parte las próximas acciones pueden clasificarse en tres grandes grupos, cada uno de los cuáles se gestiona de una forma determinada:

• Las que deben hacerse en un momento concreto
• Las que deben hacerse lo antes posible
• Las que deben hacer otras personas

Para las próximas acciones que deben hacerse en un momento determinado hay que usar una agenda, herramienta a la que por su importancia dedicaremos un post completo la semana que viene.

Ten en cuenta que cuando decimos que una próxima acción debe hacerse en un momento concreto queremos decir que no se puede hacer ni antes ni después de ese momento. Por ejemplo si tienes que asistir a una reunión un día concreto a una hora determinada.

Por otra parte, la lista de próximas acciones es el lugar donde deberían ir a parar los recordatorios de todas las próximas acciones que deben hacerse lo antes posible. Aquí es donde debes registrar cualquier acción que lleve más de dos minutos y no puedas delegar.

Dice David Allen que la mayoría de las personas tenemos normalmente entre cincuenta y ciento cincuenta recordatorios de próximas acciones, por lo que en ocasiones es mejor subdividirla en listas más pequeñas de acuerdo a una serie de criterios que veremos en posts sucesivos.

Por último es muy importante tener una lista de próximas acciones «a la espera«, es decir, acciones que hemos delegado a alguien pero de las que aún somos responsables nosotros o que necesitamos que alguien complete para poder seguir adelante.

Tanto en la lista de próximas acciones como en la lista de próximas acciones «a la espera», hay algunas próximas acciones que hay que hacer lo antes posible y antes de un momento determinado (pero no en un momento determinado).

Estas próximas acciones no deben estar en la agenda. Lo que sí debemos anotar en la agenda es un recordatorio en la fecha en que la acción debe estar completada, tanto si eres tú quien debe completarla como si es otra persona a la que se la has delegado.

En este sentido es también muy importante distinguir entre fecha objetivo (target) y fecha límite (deadline).

Cuando decimos que el plazo para entregar la Declaración de la Renta acaba el 30 de junio hablamos de una fecha límite. Si a ti te gustaría haberla presentado el día 15 de junio como tarde hablamos de una fecha objetivo.

Las próximas acciones con fecha límite deben estar o en la lista de próximas acciones o en la lista de próximas acciones a la espera y además debes tener un recordatorio de esa fecha límite en la agenda.

Las próximas acciones con fecha objetivo deben estar también en una de esas dos listas pero no deben tener recordatorios en la agenda. De hecho os recomiendo que no uséis fechas objetivo o que las uséis al mínimo, ya que a la larga incordian más que ayudan.