En GTD los Proyectos No se Hacen

Para David Allen un proyecto es cualquier resultado deseado que requiere más de una acción.

El razonamiento por el que se llega a esta definición es que si algo no se completa con una única acción es necesario escribir una nota que nos recuerde que aún queda algo por hacer porque, si no lo haces, dicha nota acabará almacenándose en tu memoria RAM.

Según esta nueva definición, muchas cosas que hasta ahora nunca habrías considerado un proyecto pasarán a formar parte de tu lista de proyectos.

Los proyectos no se han de listar en ningún orden en particular, ni por tamaño, ni por complejidad,  ni por prioridad. Lo único que debes hacer es ponerlos todos en una lista donde puedas evaluarlos con la regularidad suficiente como para estar seguro de haber definido la próxima acción para todos y cada uno de ellos.

Un proyecto no se hace; lo que se hace son las acciones relacionadas con él. En otras palabras, un proyecto es el resultado final de una serie de acciones. Por tanto, consideraremos que un proyecto está «hecho» cuando hayamos completado todas las acciones que lo constituyen.

Ten en cuenta que tu lista de proyectos debe ser un simple índice. Toda la información de apoyo, detalles y planes debería guardarse aparte en un archivo de planes y materiales para proyectos.

De hecho, un error habitual es pensar que el material de apoyo para proyectos se podría almacenar junto a otros materiales en el archivo de consulta y referencia en lugar de hacerlo en su archivo específico.

La razón por la que esto no debe hacerse es porque el material de apoyo debe estar a mano durante todo el tiempo que dura el proyecto, justo lo contrario de lo que debe ocurrir con el material de consulta y referencia, que debe permanecer fuera de nuestra vista hasta que lo necesitemos.

Mezclar ambos materiales implicaría o tener a la vista mucha más información de la que necesitamos o no tener a mano la que podríamos necesitar en cualquier momento.

Por último, ten en cuenta que cuando confundimos un proyecto con una próxima acción lo que estamos haciendo en realidad es darle un motivo a nuestra mente para procrastinar. Recuerda que, aunque tú te engañes, no puedes engañar a tu mente y ella sabrá que esa supuesta próxima acción es en realidad un proyecto.

Por eso es fundamental que te acostumbres a saber distinguir con claridad qué es un proyecto y qué es una próxima acción si realmente quieres implantar GTD con éxito.

Cuando dudes, recuerda que en GTD los proyectos no se hacen; se hacen las acciones.