GTD: Recopilar es el Primer Paso hacia la Productividad

Es importante saber qué se ha de recopilar y cómo hacerlo del modo más eficaz, ya que sólo así podremos procesarlo de la forma adecuada.

Además es fundamental recopilar todos los incompletos, es decir, cualquier cosa personal o profesional, grande o pequeña, urgente o no, que debería ser diferente a como es y que tú creas o sientas que debes cambiar.

Podríamos decir que muchas cosas, como por ejemplo los correos electrónicos o los mensajes de voz, se recopilan solas. Pero hay otras muchas que no y que necesitan que se haga algo con ellas.

Ejemplos de cosas que hay que recopilar activamente serían ideas que se te han ido ocurriendo y tienes anotadas por varios sitios o ese aparato estropeado que guardas por ahí en lugar de llevarlo a reparar o tirarlo.

Como normal general, todo lo que vaya asociado a un «debería» o a un «tendría que» es un incompleto que hay que recopilar.

Por lo tanto todas esas decisiones pendientes, incluyendo los «voy a» en los que ya has decidido hacer algo pero aún no has empezado a moverte y los asuntos donde has hecho todo lo necesario excepto ser consciente de haber acabado con ellos, son también incompletos.

Para poder administrar debidamente tu inventario de «frentes abiertos» lo primero que tienes que hacer es recogerlos en contenedores hasta que tengas un momento para decidir qué son y qué vas a hacer al respecto, si es que vas a hacer algo.

Y recuerda que es fundamental que recopiles todo o de lo contrario te puedes ahorrar el esfuerzo.

Uno de los principales motivos por el que la metodología GTD no le funciona a mucha gente es porque intentan aplicarla sólo a parte de lo que hacen.

Tu mente no distingue si algo es importante o no o si se trata de un asunto profesional o personal. Lo único que sabe es que tiene cosas que están incompletas.

No olvides que el que no hayas puesto un asunto en tu bandeja de entrada no significa que no lo tengas.

Siendo realistas, las cosas se recopilan de todos modos. El problema es que si no las estás administrando en un sistema externo propio en el que confíes, se quedarán en algún lugar de tu mente.

Pero para que este esfuerzo valga de algo, una vez hayas terminado de recopilarlo todo debes asegurarte de vaciar esos contenedores de forma regular o de lo contrario dejarán de ser herramientas de recopilación válidas.

Recuerda que no puedes engañar a tu mente y que si no vacías y procesas regularmente tus bandejas de entrada tu mente lo sabrá y no te dejará un minuto de respiro.