GTD: Herramientas de Recopilación

Existe un buen número de herramientas, tanto de alta como de baja tecnología, que se pueden utilizar para recopilar los incompletos, siendo el único requisito que te permitan capturar tanto la información que tú mismo generas como la que procede del exterior.

Una bandeja, del material que sea, es la herramienta más común para recopilar documentos escritos y casi cualquier otra cosa física que requiera procesamiento: cartas, revistas, recibos, notas…

Para capturar ideas espontáneas, cosas pendientes por hacer o similares suelen ser muy útiles las libretas de anillas, los tacos de notas adhesivas o una carpeta llena de hojas en blanco. Hay incluso unas pegatinas llamadas Todo Tatoo que puedes pegar sobre tu cuerpo y escribir sobre ellas con un bolígrafo especial que no irrita la piel y es fácil de quitar.

Si pasas la mayor parte de tu tiempo delante de un ordenador, puedes disponer de un sinfín de herramientas informáticas para capturar notas o ideas sin interrumpir lo que estás haciendo. Mi preferida con diferencia es GyroQ, si bien es cierto que necesitas tener MindManager instalado para utilizarlo.

Otra de las herramientas de recopilación por excelencia es la bandeja de entrada de tu e-mail, con la ventaja de que ahí los correos electrónicos se van recopilando de forma automática.

Para gente dinámica que se pasa el día yendo de un lado para otro son también muy recomendables los dispositivos que permiten grabación de voz, desde un teléfono móvil a una PDA, pasando por una grabadora en miniatura o el propio buzón de voz de tu teléfono fijo.

Ten en cuenta que cualquier medio o dispositivo que te permita vaciar tu mente en el momento que se te ocurre algo es potencialmente una herramienta de recopilación.

A modo de curiosidad, en muchas oficinas de Google es habitual que todas las paredes del edificio tengan pizarras, porque nunca se sabe en qué momento puede surgir una buena idea.