GTD: No Puedes Gestionar el Tiempo

Podemos entrenarnos, como si fuéramos atletas, para ser más rápidos, reaccionar con más interés, anticipar los acontecimientos y estar más activos y centrados en el trabajo del conocimiento.

Pero ya hemos visto que para entrar en La Zona es preciso alcanzar el estado de Alerta Perfecta, es decir, tener la mente despejada en todo momento.

Donde mucha gente se equivoca es al pensar que la forma de lograrlo es gestionando el tiempo, la información o las prioridades.

Estos conceptos están obsoletos y piden a gritos un cambio de paradigma, porque es evidente que:

• No por mucho gestionar el tiempo y sacarle el jugo a cinco minutos acabaremos teniendo seis;
• No estamos sometidos a una sobrecarga de información que debamos administrar. Si esto fuera cierto, al entrar en una biblioteca o al conectarnos a Internet estallaríamos; y
• No gestionamos prioridades, las tenemos.

¿Cuál es entonces la forma de lograrlo? La respuesta es sencilla: la clave para gestionar todas las cosas es administrar acciones.

Lo que haces con tu tiempo, con la información, con tu cuerpo o la forma en que abordas tus prioridades son tus verdaderas opciones y a las que tienes que asignar tus recursos limitados.

Lo que realmente importa, aunque pueda parecer obvio, es cómo tomar la decisión adecuada sobre qué hacer en un momento dado o, lo que es lo mismo, cómo gestionamos acciones.

Para aquellos familiarizados con GTD resulta sorprendente ver cómo la mayoría de las personas mantiene sin determinar un gran número de próximas acciones para sus proyectos y compromisos.

El principal problema que ello plantea es que gestionar acciones que no se han identificado, o sobre las que aún no se ha tomado una decisión, resulta realmente difícil.

La mayoría de la gente tiene un montón de cosas que hacer para avanzar en muchos frentes, pero aún no sabe cuáles son esas cosas.

La razón por la que frecuentemente oímos «No tengo tiempo para…»  es porque muchos proyectos parecen abrumadores debido a que un proyecto no se hace, lo que sí se hace son las acciones que precisa para llevarse a cabo. Lo bueno es que muchas de las acciones necesarias para que ese proyecto avance sólo necesitan unos minutos, en el contexto adecuado, para ser realizadas.

El auténtico problema no es la falta de tiempo, aunque mucha gente crea que sí, sino la falta de claridad y definición sobre qué es el proyecto en realidad y cuáles son los pasos necesarios para llevar a cabo la próxima acción.

El secreto para evitar este problema es sencillo: aclarar las cosas cuando aparecen por primera vez en lugar de hacerlo al final, cuando ya han surgido las complicaciones.