GTD: Tiempos Modernos

Como decíamos hace unos días, casi todo el mundo tiene la sensación de tener un montón de cosas que hacer y no disponer de tiempo suficiente para hacerlas todas.

Una de las paradojas de nuestra época es que las personas han mejorado su calidad de vida pero, a la vez, han disparado sus niveles de estrés al tener que abarcar más de lo que sus recursos les permiten.

Uno de los factores que contribuyen a estos niveles de estrés es el hecho de que la naturaleza de nuestro trabajo ha cambiado mucho más rápidamente de lo que nosotros hemos podido adaptarnos a ello.

En la segunda mitad del siglo XX, lo que conocíamos como “trabajo” en el mundo industrializado pasó de ser una actividad que se hacía en líneas de producción, del tipo “hazlo” o “muévelo”, a lo que tan acertadamente Peter Drucker llama “trabajo del conocimiento”.

Antes el trabajo era algo evidente. Había que labrar el campo, ordeñar las vacas, embalar productos… Sabías cual era el trabajo que había que hacer porque podías verlo y por tanto era muy fácil saber si el trabajo estaba terminado o no.

Sin embargo hoy día los límites de los proyectos no son tan claros y, por si fuera poco, nuestros propios trabajos cambian constantemente. La mayor parte de nosotros hacemos algo distinto de aquello para lo que fuimos originalmente contratados, bien porque hayamos dejado de hacer determinadas cosas, porque haya cambiado la forma de hacerlas o porque hagamos otras cosas nuevas adicionales.

Cantidades ingentes de información y comunicación llegan a diario a nuestras vidas y generan un volumen igualmente ingente de compromisos, tanto con nosotros mismos como con el resto de personas de nuestro entorno.

El problema es que no hemos sido preparados para gestionar ese enorme volumen de compromisos.

Ni la formación ni los modelos tradicionales de gestión del tiempo, ni la colección de herramientas disponibles para organizarse son la solución al problema.

Si has intentado alguna vez utilizar o aplicar alguno de esos procesos o herramientas, probablemente te habrás dado cuenta de que son incapaces de ajustarse a la velocidad, complejidad y prioridades cambiantes características de tu actividad.

Los enfoques tradicionales de gestión del tiempo y de organización personal fueron útiles en su época. La agenda, aún siendo importante, sólo puede ayudarte a gestionar una parte de lo que necesitas organizar y las listas de «cosas por hacer» han demostrado ser insuficientes para gestionar el volumen de trabajo típico del profesional medio.

En el otro extremo, un buen número de libros, modelos, seminarios y gurús han defendido la importancia de aclarar nuestros valores y objetivos como solución para abarcar la complejidad del día a día.

Tener claros nuestros valores y objetivos ayuda a establecer prioridades y dotar de sentido y significado a lo que hacemos pero, en la práctica, resulta de poca ayuda a la hora de alcanzar resultados concretos.

En la nueva cultura del trabajo del conocimiento falta una pieza: un sistema con un conjunto coherente de comportamientos y herramientas que funcionen de forma efectiva al nivel en el que el trabajo tiene lugar.

Este sistema debe combinar la visión amplia con los detalles y permitir gestionar múltiples niveles de prioridad, controlar cientos de asuntos y ahorrar más tiempo del invertido en mantenerlo.

En resumen, debe hacer más fácil hacer las cosas.

La buena noticia es que este sistema existe. Su nombre: GTD.